City Council Regular Meeting

CITY COUNCIL REGULAR MEETING Clearlake City Hall Council Chambers 14050 Olympic Dr, Clearlake, CA Thursday, March 16, 2023 Closed Session 5:00 PM Regular Meeting 6:00 PM The City Council meetings are viewable in person in the Council Chambers, via livestreaming on the City’s YouTube Channel (https://www.youtube.com/channel/UCTyifT_nKS-3woxEu1ilBXA) or “Lake County PEG TV Live Stream” at https://www.youtube.com/user/LakeCountyPegTV/featured and the public may participate through Zoom at the link listed below. The public can submit comments and questions in writing for City Council consideration by sending them to the Administrative Services Director/City Clerk at mswanson@clearlake.ca.us. To give the City Council adequate time to review your questions and comments, please submit your written comments prior to 4:00 p.m. on the day of the meeting. AGENDA MEETING PROCEDURES: All items on agenda will be open for public comments before final action is taken. Citizens wishing to introduce written material into the record at the public meeting on any item are requested to provide a copy of the written material to the Administrative Services Director/City Clerk prior to the meeting date so that the material may be distributed to the City Council prior to the meeting. Speakers must restrict comments to the item as it appears on the agenda and stay within a three minutes time limit. The Mayor has the discretion of limiting the total discussion time for an item. AMERICANS WITH DISABILITY ACT (ADA) REQUESTS If you need disability related modification, including auxiliary aids or services, to participate in this meeting, please contact Melissa Swanson, Administrative Services Director/City Clerk at the Clearlake City Hall, 14050 Olympic Drive, Clearlake, California 95422, phone (707) 994-8201, ext 106, or via email at mswanson@clearlake.ca.us at least 72 hours prior to the meeting, to allow time to provide for special accommodations. AGENDA REPORTS Staff reports for each agenda item are available for review at www.clearlake.ca.us. Any writings or documents pertaining to an open session item provided to a majority of the City Council less than 72 hours prior to the meeting, shall be made available for public inspection on the City’s website at www.clearlake.ca.us. Zoom Link: https://clearlakeca.zoom.us/j/82030731123 5:00 PM A. CLOSED SESSION (1) Conference with Labor Negotiators: Pursuant to Government Code Section 54957.6: Agency designated representatives: City Manager Flora, Finance Director Wells, Administrative March 16, 2023 Page. 2 Services Director Swanson; Employee Organization: Clearlake Middle Management Association (2) Pursuant to Government Code Section 54957: Public Employee Performance Evaluation: Title: City Manager (3) Conference with Legal Counsel: Existing Litigation: Pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(1): Case No. CV-423786; Koi Nation of Northern California v. City of Clearlake, et al., Lake County Superior Court (4) Conference with Legal Counsel- Existing Litigation: Pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(1): Case No. CV-421697; Name of Case: City of Clearlake v. Testate & Intestate Successors of Bailey Lumbers Co., et al., Lake County Superior Court 6:00 PM B. ROLL CALL C. PLEDGE OF ALLEGIANCE D. INVOCATION/MOMENT OF SILENCE: The City Council invites members of the clergy, as well as interested members of the public in the City of Clearlake, to voluntarily offer an invocation before the beginning of its meetings for the benefit and blessing of the City Council. This opportunity is voluntary and invocations are to be less than three minutes, offered in a solemn and respectful tone, and directed at the City Council. Invocational speakers who do not abide by these simple rules of respect and brevity shall be given a warning and/or not invited back to provide a subsequent invocation for a reasonable period of time, as determined appropriate by the City. This policy is not intended, and shall not be implemented or construed in any way, to affiliate the City Council with, nor express the City Council's preference for, any faith or religious denomination. Rather, this policy is intended to acknowledge and express the City Council's respect for the diversity of religious denominations and faith represented and practiced among the citizens of Clearlake. If a scheduled invocational speaker does not appear at the scheduled meeting, the Mayor will ask that the City Council observe a moment of silence in lieu of the invocation. More information about the City's invocation policy is available upon request by contacting the Administrative Services Director/City Clerk at (707) 994-8201x106 or via email at mswanson@clearlake.ca.us. E. ADOPTION OF THE AGENDA (This is the time for agenda modifications.) F. ANNOUNCEMENT OF ACTION FROM CLOSED SESSION G. PRESENTATIONS 5. Presentation of March's Adoptable Dogs 6. Presentation of the Annual Financial Report for Fiscal Year 2020-21 7. Presentation of the Public, Education and Government (PEG) Channel of the PEG Board Annual Report March 16, 2023 Page. 3 H. PUBLIC COMMENT: This is the time for any member of the public to address the City Council on any matter not on the agenda that is within the subject matter jurisdiction of the City. The Brown Act, with limited exceptions, does not allow the Council or staff to discuss issues brought forth under Public Comment. The Council cannot take action on non-agenda items. Concerns may be referred to staff or placed on the next available agenda. Please note that comments from the public will also be taken on each agenda item. Comments shall be limited to three (3) minutes per person. I. CONSENT AGENDA: All items listed under the Consent Agenda are considered to be routine in nature and will be approved by one motion. There will be no separate discussion of these items unless a member of the Council requests otherwise, or if staff has requested a change under Adoption of the Agenda, in which case the item will be removed for separate consideration. Any item so removed will be taken up following the motion to approve the Consent Agenda. 8. Approval of a Professional Services Contract With Downey Brand for Legal Services Recommended Action: Authorize the City Manager to Execute a Contract Amendment with Downey Brand for a New Contract total of $250,000 9. Clearlake Waste Solutions 2022 Annual Solid Waste and Recycling Report Recommended Action: Receive and file 10. Warrants Recommended Action: Receive and file 11. Acceptance of the Annual Financial Report for Fiscal Year 2020-21; Resolution No. 2023-15 Recommended Action: Adopt resolution J. BUSINESS 12. Norms and Procedures and Brown Act Review 13. Discussion Regarding Community Project Funding Request Through Congressman Mike Thompson Recommended Action: Adopt Resolution K. CITY MANAGER AND COUNCILMEMBER REPORTS L. FUTURE AGENDA ITEMS M. ADJOURNMENT POSTED: March 10, 2023 BY: March 16, 2023 Page. 4 Melissa Swanson, Administrative Services Director/City Clerk  REUNIÓN ORDINARIA DEL CONCEJO MUNICIPAL Clearlake City Hall Council Chambers 14050 Olympic Dr, Clearlake, CA jueves, 16 de marzo de 2023 Sesión cerrada 5:00 PM Reunión Ordinaria 6:00 PM Las reuniones del Concejo Municipal se pueden ver en persona en las Cámaras del Consejo, a través de transmisión en vivo en el Canal de YouTube de la Ciudad (https://www.youtube.com/channel/UCTyifT_nKS-3woxEu1ilBXA) o "Lake County PEG TV Live Stream" en https://www.youtube.com/user/LakeCountyPegTV/featured y el público puede participar a través de Zoom en el enlace que se detalla a continuación. El público puede enviar comentarios y preguntas por escrito para la consideración del Concejo Municipal enviándolos al Director de Servicios Administrativos / Secretario de la Ciudad en mswanson@clearlake.ca.us. Para darle al Concejo Municipal el tiempo adecuado para revisar sus preguntas y comentarios, envíe sus comentarios por escrito antes de las 4:00 p.m. del día de la reunión. AGENDA PROCEDIMIENTOS DE LA REUNIÓN: Todos los puntos del orden del día estarán abiertos a comentarios públicos antes de que se tome la decisión final. Se solicita a los ciudadanos que deseen introducir material escrito en el registro de la reunión pública sobre cualquier tema que proporcionen una copia del material escrito al Director de Servicios Administrativos / Secretario de la Ciudad antes de la fecha de la reunión para que el material pueda distribuirse al Concejo Municipal antes de la reunión. Los oradores deben limitar los comentarios al tema tal como aparece en el programa y permanecer dentro de un límite de tres minutos. El alcalde tiene la discreción de limitar el tiempo total de discusión para un tema. SOLICITUDES DE LA LEY DE ESTADOUNIDENSES CON DISCAPACIDADES (ADA) Si necesita modificaciones relacionadas con la discapacidad, incluidas ayudas o servicios auxiliares, para participar en esta reunión, comuníquese con Melissa Swanson, Directora de Servicios Administrativos/Secretaria Municipal en el Ayuntamiento de Clearlake, 14050 Olympic Drive, Clearlake, California 95422, teléfono (707) 994-8201, ext 106, o por correo electrónico a mswanson@clearlake.ca.us al menos 72 horas antes de la reunión, para dar tiempo a proporcionar adaptaciones especiales. INFORMES DEL ORDEN DEL DÍA Los informes del personal técnico sobre cada tema del programa pueden examinarse en www.clearlake.ca.us. Cualquier escrito o documento relacionado con un tema de sesión abierta proporcionado a la mayoría del Concejo Municipal menos de 72 horas antes de la reunión, estará disponible para inspección pública en el sitio web de la Ciudad en www.clearlake.ca.us. Enlace de zoom: https://clearlakeca.zoom.us/j/82030731123 marzo 16, 2023 Página. 2 17:00 A.SESIÓN CERRADA (1) Conferencia con Negociadores Laborales: De conformidad con la Sección 54957.6 del Código de Gobierno: Representantes designados por la Agencia: Administrador de la Ciudad Flora, Director de Finanzas Wells, Director de Servicios Administrativos Swanson; Organización de empleados: Clearlake Middle Management Association (2) De conformidad con la Sección 54957 del Código de Gobierno: Evaluación del desempeño de los empleados públicos: Título: Administrador de la ciudad (3) Conferencia con Asesoría Legal: Litigios Existentes: De conformidad con la Sección 54956.9(d)(1) del Código de Gobierno: Caso No. CV-423786; Nación Koi del Norte de California c. Ciudad de Clearlake, et al., Tribunal Superior del Condado de Lake (4) Conferencia con Asesoría Legal- Litigios Existentes: De conformidad con la Sección 54956.9(d)(1) del Código de Gobierno: Caso No. CV-421697; Nombre del caso: City of Clearlake v. Sucesores de Testate & Intestate de Bailey Lumbers Co., et al., Tribunal Superior del Condado de Lake 18:00 B.PASE DE LISTA C.JURAMENTO DE LEALTAD D.INVOCACIÓN/MOMENTO DE SILENCIO: El Concejo Municipal invita a los miembros del clero, así como a los miembros interesados del público en la Ciudad de Clearlake, a ofrecer voluntariamente una invocación antes del comienzo de sus reuniones para el beneficio y la bendición del Concejo Municipal. Esta oportunidad es voluntaria y las invocaciones deben ser de menos de tres minutos, ofrecidas en un tono solemne y respetuoso, y dirigidas al Ayuntamiento. Los oradores vocacionales que no cumplan con estas simples reglas de respeto y brevedad recibirán una advertencia y / o no serán invitados a proporcionar una invocación posterior por un período de tiempo razonable, según lo determine la Ciudad lo determine. Esta política no tiene la intención, y no se implementará ni interpretará de ninguna manera, de afiliar al Concejo Municipal con, ni expresar la preferencia del Concejo Municipal por, ninguna fe o denominación religiosa. Más bien, esta política tiene la intención de reconocer y expresar el respeto del Concejo Municipal por la diversidad de denominaciones religiosas y fe representadas y practicadas entre los ciudadanos de Clearlake. Si un orador vocacional programado no aparece en la reunión programada, el alcalde pedirá que el Concejo Municipal observe un momento de silencio en lugar de la invocación. Más información sobre la política de invocación de la Ciudad está disponible a pedido comunicándose con el Director de Servicios Administrativos/Secretario de la Ciudad al (707) 994-8201x106 o por correo electrónico a mswanson@clearlake.ca.us. E.APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA (Este es el momento de las modificaciones del orden del día.) F.ANUNCIO DE LA ADOPCIÓN DE MEDIDAS EN SESIÓN PRIVADA marzo 16, 2023 Página. 3 G.PRESENTACIONES 5.Presentación de los perros adoptables de marzo 6.Presentación del Informe Financiero Anual para el Año Fiscal 2020-21 7.Presentación del Canal Público, Educación y Gobierno (PEG) del Informe Anual de la Junta Directiva del PEG H.COMENTARIO PÚBLICO: Este es el momento para que cualquier miembro del público se dirija al Concejo Municipal sobre cualquier asunto que no esté en la agenda que esté dentro de la jurisdicción de la Ciudad. La Ley Brown, con excepciones limitadas, no permite que el Consejo o el personal discutan temas planteados bajo Comentarios Públicos. El Consejo no puede adoptar medidas sobre temas que no sean del programa. Las inquietudes pueden remitirse al personal o incluirse en la siguiente agenda disponible. Tenga en cuenta que también se tomarán comentarios del público sobre cada punto del orden del día. Los comentarios se limitarán a tres (3) minutos por persona. I.ORDEN DEL DÍA DEL CONSENTIMIENTO: Todos los puntos enumerados en el orden del día de consentimiento se consideran de naturaleza rutinaria y serán aprobados por una moción. Estos temas no se examinarán por separado a menos que un miembro del Consejo solicite otra cosa, o si el personal ha solicitado un cambio en el marco de la aprobación del orden del día, en cuyo caso el tema se eliminará para su examen por separado. Cualquier punto así eliminado será tratado después de la moción para aprobar la Agenda de Consentimiento. 8.Aprobación de un contrato de servicios profesionales con Downey Brand para servicios legales Acción recomendada: Autorizar al administrador de la ciudad a ejecutar una enmienda de contrato con Downey Brand por un nuevo contrato total de $250,000 9.Informe anual de residuos y reciclaje de Clearlake Waste Solutions 2022 Acción recomendada: Recibir y archivar 10.Warrants Acción recomendada: Recibir y archivar 11.Aceptación del Informe Financiero Anual para el Año Fiscal 2020-21; Resolución No. 2023-15 Acción recomendada: Adoptar resolución J.NEGOCIOS 12.Normas y procedimientos y revisión de la Ley Brown 13.Discusión sobre la solicitud de financiamiento de proyectos comunitarios a través del congresista Mike Thompson Acción recomendada: Adoptar resolución INFORMES DEL ADMINISTRADOR DE LA CIUDAD Y DEL CONCEJAL L.FUTUROS PUNTOS DEL ORDEN DEL DÍA marzo 16, 2023 Página. 4 M.APLAZAMIENTO PUBLICADO: marzo 10, 2023 POR: Melissa Swanson, Directora de Servicios Administrativos/Secretaria Municipal