City Council Regular Meeting

CITY COUNCIL REGULAR MEETING Clearlake City Hall Council Chambers 14050 Olympic Dr, Clearlake, CA Thursday, April 18, 2024 Regular Meeting 6:00 PM The City Council meetings are viewable in person in the Council Chambers, via livestreaming on the City’s YouTube Channel (https://www.youtube.com/channel/UCTyifT_nKS-3woxEu1ilBXA) or “Lake County PEG TV Live Stream” at https://www.youtube.com/user/LakeCountyPegTV/featured and the public may participate through Zoom at the link listed below. The public will not be allowed to provide verbal comment during the meeting if attending via Zoom. The public can submit comments in writing for City Council consideration by commenting via the Q&A function in the Zoom platform or by sending comments to the Administrative Services Director/City Clerk at mswanson@clearlake.ca.us. To give the City Council adequate time to review your comments, you must submit your written emailed comments prior to 4:00 p.m. on the day of the meeting. *AMENDED* AGENDA MEETING PROCEDURES: All items on agenda will be open for public comments before final action is taken. Citizens wishing to introduce written material into the record at the public meeting on any item are requested to provide a copy of the written material to the Administrative Services Director/City Clerk prior to the meeting date so that the material may be distributed to the City Council prior to the meeting. Speakers must restrict comments to the item as it appears on the agenda and stay within a three minutes time limit. The Mayor has the discretion of limiting the total discussion time for an item. Pursuant to Senate Bill 1100 and the City Council Norms and Procedures, any member of the public making personal, impertinent, and/or slanderous or profane remarks, or who becomes boisterous or belligerent while addressing the City Council, staff or general public, or while attending the City Council meeting and refuses to come to order at the direction of the Mayor/Presiding Officer, shall be removed from the Council Chambers or the Zoom by the sergeant-at-arms or the City Clerk and may be barred from further attendance before the Council during that meeting. Unauthorized remarks from the audience, stamping of feet, whistles, yells, and similar demonstrations shall not be permitted by the Mayor/Presiding Officer. The Mayor/Presiding Officer may direct the sergeant-at-arms to remove such offenders from the room. AMERICANS WITH DISABILITY ACT (ADA) REQUESTS If you need disability related modification, including auxiliary aids or services, to participate in this meeting, please contact Melissa Swanson, Administrative Services Director/City Clerk at the Clearlake City Hall, 14050 Olympic Drive, Clearlake, California 95422, phone (707) 994-8201, ext 106, or via email at mswanson@clearlake.ca.us at least 72 hours prior to the meeting, to allow time to provide for special accommodations. April 18, 2024 Page. 2 AGENDA REPORTS Staff reports for each agenda item are available for review at www.clearlake.ca.us. Any writings or documents pertaining to an open session item provided to a majority of the City Council less than 72 hours prior to the meeting, shall be made available for public inspection on the City’s website at www.clearlake.ca.us. Zoom Link: https://clearlakeca.zoom.us/s/89968962267?pwd=KorY9LU8BdcaTawMxr9mCF8HpDPuZK.1 Passcode: 158755 Or One tap mobile: +16694449171,,89968962267# US +17193594580,,89968962267# US Or join by phone: Dial(for higher quality, dial a number based on your current location): US: +1 669 444 9171 or +1 719 359 4580 or +1 720 707 2699 or +1 253 205 0468 or +1 253 215 8782 or +1 346 248 7799 or +1 312 626 6799 or +1 360 209 5623 or +1 386 347 5053 or +1 507 473 4847 or +1 564 217 2000 or +1 646 558 8656 or +1 646 931 3860 or +1 689 278 1000 or +1 301 715 8592 or +1 305 224 1968 or +1 309 205 3325 Webinar ID: 899 6896 2267 International numbers available: https://clearlakeca.zoom.us/u/kdKnhA9MmD A. ROLL CALL B. PLEDGE OF ALLEGIANCE C. INVOCATION/MOMENT OF SILENCE: The City Council invites members of the clergy, as well as interested members of the public in the City of Clearlake, to voluntarily offer an invocation before the beginning of its meetings for the benefit and blessing of the City Council. This opportunity is voluntary and invocations are to be less than three minutes, offered in a solemn and respectful tone, and directed at the City Council. Invocational speakers who do not abide by these simple rules of respect and brevity shall be given a warning and/or not invited back to provide a subsequent invocation for a reasonable period of time, as determined appropriate by the City. This policy is not intended, and shall not be implemented or construed in any way, to affiliate the City Council with, nor express the City Council's preference for, any faith or religious denomination. Rather, this policy is intended to acknowledge and express the City Council's respect for the diversity of religious denominations and faith represented and practiced among the citizens of Clearlake. If a scheduled invocational speaker does not appear at the scheduled meeting, the Mayor will ask that the City Council observe a moment of silence in lieu of the invocation. More information about the City's invocation policy is available upon request by contacting the Administrative Services Director/City Clerk at (707) 994-8201x106 or via email at mswanson@clearlake.ca.us. April 18, 2024 Page. 3 D. ADOPTION OF THE AGENDA (This is the time for agenda modifications.) E. PRESENTATIONS 1. Presentation of April's Adoptable Dogs 2. Proclamation Declaring April 2024 as Child Abuse Prevention Month F. PUBLIC COMMENT: This is the time for any member of the public to address the City Council on any matter not on the agenda that is within the subject matter jurisdiction of the City. The Brown Act, with limited exceptions, does not allow the Council or staff to discuss issues brought forth under Public Comment. The Council cannot take action on non-agenda items. Concerns may be referred to staff or placed on the next available agenda. Please note that comments from the public will also be taken on each agenda item. Comments shall be limited to three (3) minutes per person. G. CONSENT AGENDA: All items listed under the Consent Agenda are considered to be routine in nature and will be approved by one motion. There will be no separate discussion of these items unless a member of the Council requests otherwise, or if staff has requested a change under Adoption of the Agenda, in which case the item will be removed for separate consideration. Any item so removed will be taken up following the motion to approve the Consent Agenda. 3. Warrants Recommended Action: Receive and file 4. Minutes of the March 13, 2024 Lake County Vector Control District Board Meeting Recommended Action: Receive and file 5. Adoption of the 3rd Amendment to the FY 2023-24 Budget (Resolution 2023-27) Adjusting Appropriations; Resolution No. 2024-17 Recommended action: Adopt resolution 6. Approve Amendment to Professional Services Agreement with ECORP Consulting for a new total of $75,000 Recommended Action: Approve Amendment of Agreement with ECORP Consulting for a new total of $75,000 and Authorize the City Manager to Sign. 7. Consideration of Resolution 2024-18 Authorizing the City of Clearlake to Submit an Application to the California Department of Housing and Community Development for Funding under the Competitive Permanent Local Housing Allocation (CPLHA) Recommended Action: Adopt Resolution 2024-18 H. BUSINESS 8. Discussion and Consideration of City Policy for Use of Generative AI Tools Recommended Action: Adopt Draft AI Policy 9. Consideration of Approval of a New Employment Services Agreement with Alan Flora as City Manager April 18, 2024 Page. 4 I. CITY MANAGER AND COUNCILMEMBER REPORTS J. FUTURE AGENDA ITEMS K. CLOSED SESSION (10) CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION - Initiation of litigation pursuant to Government Code § 54956.9(d)(4): (1 case) L. ANNOUNCEMENT OF ACTION FROM CLOSED SESSION M. ADJOURNMENT AMENDED AGENDA POSTED: April 15, 2024 BY: Melissa Swanson, Administrative Services Director/City Clerk Machine Translated by Google REUNIÓN ORDINARIA DEL CONCEJO MUNICIPAL Cámaras del Consejo del Ayuntamiento de Clearlake 14050 Olympic Dr, Clearlake, CA jueves, 18 de abril de 2024 Reunión Ordinaria 6:00 PM Las reuniones del Concejo Municipal se pueden ver en persona en las Cámaras del Concejo, a través de transmisión en vivo en el canal de YouTube de la Ciudad (https://www.youtube.com/channel/UCTyifT_nKS­3woxEu1ilBXA) o “Transmisión en vivo de PEG TV del condado de Lake” en https://www.youtube.com/user/LakeCountyPegTV/featured y el público podrá participar a través de Zoom en el enlace que se detalla a continuación. No se permitirá al público hacer comentarios verbales durante la reunión si asiste a través de Zoom. El público puede enviar comentarios por escrito para la consideración del Ayuntamiento a través de la función de preguntas y respuestas en la plataforma Zoom o enviando comentarios al Director de Servicios Administrativos/Secretario Municipal a mswanson@clearlake.ca.us. Para darle al Concejo Municipal tiempo suficiente para revisar sus comentarios, debe enviar sus comentarios escritos por correo electrónico antes de las 4:00 p. m. del día de la reunión. *ENMENDADO* AGENDA PROCEDIMIENTOS DE LA REUNIÓN: Todos los puntos de la agenda estarán abiertos a comentarios públicos antes de que se tome la acción final. Los ciudadanos que deseen introducir material escrito en el acta de la reunión pública sobre cualquier tema deben proporcionar una copia del material escrito al Director de Servicios Administrativos/Secretario Municipal antes de la fecha de la reunión para que el material pueda distribuirse al Concejo Municipal. antes de la reunión. Los oradores deben restringir los comentarios al tema tal como aparece en la agenda y respetar un límite de tiempo de tres minutos. El alcalde tiene la discreción de limitar el tiempo total de discusión de un tema. De conformidad con el Proyecto de Ley Senatorial 1100 y las Normas y Procedimientos del Concejo Municipal, cualquier miembro del público que haga comentarios personales, impertinentes y/o difamatorios o profanos, o que se vuelva bullicioso o beligerante al dirigirse al Concejo Municipal, al personal o al público en general, o mientras asistir a la reunión del Concejo Municipal y se niega a entrar en orden bajo la dirección del Alcalde/Presidente, será retirado de la Cámara del Concejo o del Zoom por el sargento de armas o el Secretario Municipal y se le puede prohibir su asistencia adicional antes el Consejo durante esa reunión. El alcalde/funcionario que preside no permitirá comentarios no autorizados de la audiencia, patadas en el suelo, silbatos, gritos y demostraciones similares. El alcalde/funcionario que preside puede ordenar al sargento de armas que retire a dichos infractores de la sala. SOLICITUDES DE LA LEY DE AMERICANOS CON DISCAPACIDAD (ADA) Si necesita modificaciones relacionadas con una discapacidad, incluidas ayudas o servicios auxiliares, para participar en esta reunión, comuníquese con Melissa Swanson, directora de servicios administrativos/secretaria municipal en Clearlake City Hall, 14050 Olympic Drive, Clearlake, California 95422, teléfono (707) 994 ­8201, ext 106, o por correo electrónico a mswanson@clearlake.ca.us al menos 72 horas antes de la reunión, para dar tiempo a realizar adaptaciones especiales. Machine Translated by Google 18 de abril de 2024 Página. 2 INFORMES DE AGENDA Los informes del personal para cada tema de la agenda están disponibles para su revisión en www.clearlake.ca.us. Cualquier escrito o documento relacionado con un tema de sesión abierta proporcionado a la mayoría del Concejo Municipal menos de 72 horas antes de la reunión estará disponible para inspección pública en el sitio web de la Ciudad en www.clearlake.ca.us. Enlace de zoom: https://clearlakeca.zoom.us/s/89968962267?pwd=KorY9LU8BdcaTawMxr9mCF8HpDPuZK.1 Código de acceso: 158755 O un toque móvil: +16694449171,,89968962267# EE.UU. +17193594580,,89968962267# EE.UU. O únete por teléfono: Marque (para mayor calidad, marque un número según su ubicación actual): EE. UU.: +1 669 444 9171 o +1 719 359 4580 o +1 720 707 2699 o +1 253 205 0468 o +1 253 215 8782 o +1 346 248 7799 o +1 312 626 6799 o +1 360 209 5623 o +1 386 347 5053 o +1 507 473 4847 o +1 564 217 2000 o +1 646 558 8656 o +1 646 931 3860 o +1 689 278 1000 o +1 301 715 8592 o +1 305 224 1968 o +1 309 205 3325 ID del seminario web: 899 6896 2267 Números internacionales disponibles: https://clearlakeca.zoom.us/u/kdKnhA9MmD A. PASAR LISTA B. JURAMENTO DE LEALTAD C. INVOCACIÓN/MOMENTO DE SILENCIO: El Concejo Municipal invita a los miembros del clero, así como a los miembros interesados del público en la Ciudad de Clearlake, a ofrecer voluntariamente una invocación antes del comienzo de sus reuniones para el beneficio y bendición de la Ciudad. Concejo. Esta oportunidad es voluntaria y las invocaciones tendrán una duración inferior a tres minutos, se ofrecerán en tono solemne y respetuoso y estarán dirigidas al Ayuntamiento. Los oradores de invocación que no cumplan con estas simples reglas de respeto y brevedad recibirán una advertencia y/o no se les invitará a volver a realizar una invocación posterior durante un período de tiempo razonable, según lo determine apropiado la Ciudad. Esta política no pretende, ni se implementará ni interpretará de ninguna manera, afiliar al Concejo Municipal ni expresar la preferencia del Concejo Municipal por ninguna fe o denominación religiosa. Más bien, esta política tiene como objetivo reconocer y expresar el respeto del Concejo Municipal por la diversidad de denominaciones religiosas y fe representadas y practicadas entre los ciudadanos de Clearlake. Si un orador invocador programado no se presenta a la reunión programada, el Alcalde solicitará que el Ayuntamiento guarde un momento de silencio en lugar de la invocación. Más información sobre la política de invocación de la Ciudad está disponible previa solicitud comunicándose con el Director de Servicios Administrativos/Secretario Municipal al (707) 994­8201x106 o por correo electrónico a mswanson@clearlake.ca.us. Machine Translated by Google 18 de abril de 2024 Página. 3 D. ADOPCIÓN DE LA AGENDA (Este es el momento de realizar modificaciones a la agenda). E. PRESENTACIONES 1. Presentación de Perros Adoptables de Abril 2. Proclamación que declara abril de 2024 como el Mes de la Prevención del Abuso Infantil F. COMENTARIO PÚBLICO: Este es el momento para que cualquier miembro del público se dirija al Concejo Municipal sobre cualquier asunto que no esté en la agenda y que esté dentro de la jurisdicción de la Ciudad. La Ley Brown, con excepciones limitadas, no permite que el Consejo o el personal discutan cuestiones planteadas bajo el comentario público. El Consejo no puede tomar medidas sobre temas que no figuran en el orden del día. Las inquietudes pueden remitirse al personal o incluirse en la próxima agenda disponible. Tenga en cuenta que también se aceptarán comentarios del público sobre cada tema de la agenda. Los comentarios se limitarán a tres (3) minutos por persona. G. AGENDA DE CONSENTIMIENTO: Todos los elementos enumerados en la Agenda de Consentimiento se consideran de naturaleza rutinaria y se aprobarán mediante una sola moción. No habrá discusión por separado de estos temas a menos que un miembro del Consejo solicite lo contrario, o si el personal haya solicitado un cambio en la Adopción de la Agenda, en cuyo caso el tema será eliminado para consideración por separado. Cualquier elemento eliminado de esta manera se abordará luego de la moción para aprobar la Agenda de Consentimiento. 3. Órdenes Acción recomendada: recibir y presentar 4. Acta de la reunión de la Junta del Distrito de Control de Vectores del Condado de Lake del 13 de marzo de 2024 Acción recomendada: recibir y presentar 5. Adopción de la Tercera Enmienda al Presupuesto del Año Fiscal 2023­24 (Resolución 2023­27) Ajuste de Apropiaciones; Resolución N° 2024­17 Acción recomendada: Adoptar resolución 6. Aprobar Enmienda al Contrato de Servicios Profesionales con ECORP Consulting para un nuevo total de $75,000 Acción recomendada: Aprobar la enmienda del acuerdo con ECORP Consulting por un nuevo total de $75,000 y autorizar al administrador de la ciudad a firmar. 7. Consideración de la Resolución 2024­18 que autoriza a la Ciudad de Clearlake a presentar una Solicitud al Departamento de Vivienda y Desarrollo Comunitario de California para Financiamiento bajo la Asignación Competitiva de Vivienda Local Permanente (CPLHA) Acción recomendada: Adoptar la Resolución 2024­18 H. NEGOCIOS 8. Discusión y consideración de la política municipal para el uso de herramientas de IA generativa Acción recomendada: adoptar un borrador de política de IA 9. Consideración de la aprobación de un nuevo acuerdo de servicios de empleo con Alan Flora como ciudad Gerente Machine Translated by Google 18 de abril de 2024 Página. 4 I. INFORMES DEL ADMINISTRADOR DE LA CIUDAD Y DE LOS CONCEJALES J. PUNTOS FUTUROS DEL ORDEN DEL DÍA K. SESIÓN CERRADA (10) CONFERENCIA CON UN ABOGADO LEGAL – LITIGIO ANTICIPADO ­ Inicio de litigio de conformidad con el Código de Gobierno § 54956.9(d)(4): (1 caso) L. ANUNCIO DE ACCIÓN DE LA SESIÓN CERRADA M. APLAZAMIENTO AGENDA ENMENDADA PUBLICADA: 15 de abril de 2024 POR: Melissa Swanson, directora de servicios administrativos/secretaria municipal