Community Enrichment Corporation

Michigan  City  Community  Enrichment  Corporation     Mayor’s  West  Conference  Room   100  East  Michigan  Boulevard,  Michigan  City,  Indiana   Meeting  Minutes:    March  12,  2014      6:00  P.M.     Call  to  Order:  Larry  Silvestri  called  the  meeting  to  order  at  6:04  P.M.  in  the  Mayor’s  West  Conference  Room   Roll  Call:    Present  –  Chair  Larry  Silvestri,  Michael  McKervey,  George  Kazmierczak,  Ron  Miller,  Jack  VanEtten,  Steve   Janus,  Attorney  Atley  Price  and  Jan  Chamberlin.    Absent  –  Vice-­‐chair  Sue  Webster,  Chris  Carter,  and  Joan  Wiseman.     Council  on  Aging  Grants  titled  “Guardianship”  ($5750),  “Escort”  ($5000),  and  “Transportation  Match  Funds”   ($20,000):    The  order  of  business  was  adjusted  so  our  three  guests  would  feel  free  to  leave  after  this  discussion.     Present  to  give  reports  were  Susan  Carr,  Director  of  Parents  and  Friends  Funds  Development  (PAF),  Dawn  M.  Biela,   Director  of  LaPorte  County  Council  on  Aging  (COA),  and  Bill  Trowbridge,  President  of  Michiana  Resources  (MR).   Ms.  Biela  requested  an  extension,  as  it  is  possible  that  another  corporation  may  become  involved.   Ron  Miller,  who  has  been  attending  Task  Force  meetings  on  this  matter,  updated  the  Board.    Next  Wednesday,   3/19/14,  another  Task  Force  meeting  will  be  held;  we  should  know  more  by  then.    The  current  arrangement   expires  in  mid-­‐April.    Whoever  takes  over,  they  need  to  meet  requirements  of  the  grant.    The  3  representatives   present  cannot  guarantee  or  sign  the  3  COA  grant  contracts  at  this  point.   Mr.  Trowbridge  agreed  with  Ron.    He  said  the  dilemma  would  be  if  COA  were  broken  into  pieces.    Michiana   Resources  hopes  to  keep  it  intact  and  take  the  whole  thing  on.    But  there  are  still  many  possibilities  that  cannot  be   ready  by  the  Banquet  next  week.   Ms.  Carr  stated  the  Transportation  Grant  should  follow  the  3  vans  (two  replacement  vans  and  one  to  expand   services).  They  are  matching  funds.    She  said  she  could  sign  for  the  PAF  grant  (Group  Home  Bedding).    She  did  sign   a  contract  and  turned  it  in  to  Larry  Silvestri.   Attorney  Atley  Price  said  no  monies  can  be  offered  to  COA  until  it  has  been  officially  decided  as  to  who  will  be   handling  that  agency.   George  Kazmierczak  motioned  the  Board  continue  to  encumber  the  funds,  identified  as  “Transportation”   ($20,000),  “Escort”  ($5000),  and  “Guardianship”  ($5750)  for  the  purposes  of  COA,  to  be  reviewed  at  30  day   intervals.    Jack  VanEtten  seconded;  all  in  favor.   Ms.  Carr  requested  evidence  of  this  official  Board  approval  for  the  Task  Force.    The  minutes  of  this  meeting  should   suffice.    Ron  Miller  and  Sue  Webster  attend  the  Task  Force  meetings  and  will  also  be  able  to  verify  the  MCCEC   Board’s  decision.     We  then  returned  to  the  regular  Order  of  Business.     Approval  of  February  12,  2013  Minutes:    Ron  Miller  motioned  to  accept  the  minutes  as  presented  with  no  changes   or  corrections,  Jack  VanEtten  seconded,  all  in  favor.        Claims:    Jan  Chamberlin  -­‐  $375.51;  Motion  to  accept  and  pay:  Jack  VanEtten.  Second:  Ron  Miller.  The  vote  was   unanimous.    The  claim  was  signed  for  submission  to  Harbour  Trust.     Financial  Statement:  Treasurer  Michael  McKervey  distributed  copies  of  the  current  statement  to  all  members.     Balance  is  $771,607.95.     Old  Business:    Mike  McKervey  stated  that,  according  to  the  Gaming  agreement,  the  Zoo  Director  should  be   advising  MCCEC  what  they  are  going  to  do  with  their  $100,000  each  year.    The  money  must  be  for  capital   expenditures.    Johnny  Martinez,  Zoo  Director,  as  well  as  the  Park  Board  will  be  invited  to  attend  next  month’s   MCCEC  Board  meeting  to  give  a  report.    They  also  need  to  be  reminded  that  quarterly  reports  should  be   submitted.       In  other  old  business,  Mike  McKervey  and  George  Kazmierczak  completed  the  Gaming  Commission  Report.    Larry   Silvestri  signed  and  submitted  the  report.   Open  Door  Law  vs.  Privacy  of  certain  personal  information  contained  in  grant  applications:  Discussion  was   regarding  how  much  information  should  we  be  allowed  to  give  out  to  the  public?    If  an  organization  is  a   501c3,  they  are  subject  to  freedom  of  information.  Attorney  Atley  Price  stated  common  sense  dictates   deletion  of  some  information.  Personal  identifying  information  such  as  social  security  numbers  should   be  kept  private.    A  school  security  system  would  also  be  exempt  from  public  access.  Almost  anything   else  is  public  record.     Banquet  Committee  Report:    Jack  VanEtten  reported  on  the  upcoming  banquet  scheduled  March  19,  2014.    The   contracts  are  complete;  the  dinner  count  is  due  this  week.    The  menu,  time,  and  room  are  set.    Press  was  invited   but  we  have  not  heard  from  them.    Jack  will  contact  the  News  Dispatch  personally  regarding  coming  and  taking   pictures.  Mike  will  get  the  grant  checks  from  Harbour  Trust.    Ron  Miller  motioned  we  invite  the  two  individuals   from  Harbour  Trust  who  have  been  so  helpful.    Mike  McKervey  seconded;  all  in  favor.    It  was  decided  not  to  invite   the  Board  Members’  significant  others.    The  program  will  be  printed  this  week;  it  looks  similar  to  last  year’s   program.   Grant  Reporting  progress:    Jan  Chamberlin  reported  all  3rd  quarter  reports  have  been  received.    She  reviewed  all   remaining  balances;  they  appear  to  be  in  order,  as  some  will  spend  their  funds  during  the  remaining  school  year.     Most  remaining  balances  are  approximately  one  fourth  of  their  original  amounts.       The  Humane  Society  wrote  a  request  to  adjust  their  spending  to  include  $1,005  for  programmable  thermostats.     There  were  no  objections.  Receipts  have  been  located  for  their  other  expenses.   Website:    A  member  of  the  public,  Joan  Chumley,  had  requested  of  Larry  Silvestri  that  we  post  a  complete  list  of   applicants  with  scores,  and  add  our  mission  statement,  who  we  are,  what  we  do.    After  discussion,  it  was  decided   that  we  will  post  the  current  list  of  recipients  and  amounts  awarded,  a  description  of  who  we  are  and  what  we  do,   our  mission  statement,  and  that  our  2014-­‐15  application  will  be  coming  soon.    We  will  decide  on  a  mission   statement  when  we  discuss  bylaw  changes  in  the  near  future.   New  Business:       Jack  VanEtten  motioned  approval  of  up  to  $500  for  shredding  the  extra  copies  of  the  2013-­‐2014  grant   applications.    Steve  Janus  seconded;  all  in  favor.    This  needs  to  be  done  by  April  1st  as  our  office  space   will  be  used  by  the  Park  Department  over  the  summer.        Mike  McKervey  stated  he  believes  we  spend  too  much  money  on  expenses.    Larry  Silvestri  had  a   breakdown  on  expenses  for  the  past  two  years.    We  spent  $34,543.81  between  January  2012  and   January  2014.  This  will  be  addressed  at  the  next  meeting.   The  City  I.T.  department  will  be  asked  about  email  addresses  for  board  members.   Mike  McKervey  resigned  as  Treasurer/Secretary.    A  new  one  will  be  elected  at  next  month’s  meeting.             The  next  regular  Meeting  will  be  Wednesday,  April  9  2014,  at  6:00  P.M.   Adjourn:      At  8:30p.m.,  Ron  Miller  motioned  to  adjourn,  Mike  McKervey  seconded,  and  all  approved.   Minutes  recorded  by  Jan  Chamberlin