Community Enrichment Corporation

Michigan  City  Community  Enrichment  Corporation     Mayor’s  West  Conference  Room   100  East  Michigan  Boulevard,  Michigan  City,  Indiana   Meeting  Minutes:  April  9,  2014      6:00  P.M.     Call  to  Order:  The  meeting  was  called  to  order  by  Chair  Larry  Silvestri  at  6:04  P.M.  in  the  Mayor’s  West  Conference   Room   Roll  Call:    Present  –  Chair  Larry  Silvestri,  Sue  Webster,  Michael  McKervey,  Ron  Miller,  Jack  VanEtten,  Steve  Janus,   new  Board  member  Jack  Elia,  Atley  Price  and  Jan  Chamberlin.    Absent  –  Chris  Carter,  George  Kazmierczak     New  Board  member,  Jack  Elia,  Assistant  General  Manager  at  Blue  Chip  Casino,  was  welcomed  by  all.   Presentation  by  Zoo  Director:    Washington  Park  Zoo  Director,  Johnny  Martinez,  and  Park  Board  member  Phil   Freese  were  in  attendance  in  order  to  give  an  annual  zoo  report.    Mr.  Martinez  presented  an  8  page  report,   including  pictures  of  zoo  projects.    He  thanked  the  Blue  Chip  Casino  and  the  MCCEC  for  their  yearly  support.    Each   year,  the  zoo  formalizes  its  needs,  present  those  needs  to  the  Park  Board  prior  to  pursuing  these  needs.    No   structures  are  built  that  can’t  be  maintained  financially.    In  2014,  they  will  concentrate  on  improvements  that  the   risk  management  team  recommended.    The  concept  is  to  “repair,  replace,  and  renovate.”    Further  details  may  be   found  in  the  8  page  report.    Approval  of  March  12,  2013  Minutes:    Steve  Janus  motioned  to  accept  the  minutes  as  presented  with  no  changes   or  corrections,  Jack  VanEtten  seconded,  all  in  favor.   Election  of  Officer  and  Resolution  of  New  Officers:    Since  it  is  the  end  of  the  grant  cycle,  Larry  Silvestri  motioned   that  we  suspend  the  rules  without  objection  and  elect  new  officers.    Jack  VanEtten  seconded.    All  in  favor.    New   officers:    Sue  Webster,  Chair;  Ron  Miller,  Vice-­‐Chair;  Larry  Silvestri,  Secretary/Treasurer.    Sue  Webster  then   presided  for  the  remainder  of  the  meeting.   Claims:    Jan  Chamberlin  -­‐$582.75  ($360  for  one  month  services  rendered  and  $222.75  for  shredding  copies   of  grants),  Attorney  Atley  Price  -­‐  $1057.14  for  first  quarter  services.    Motion  to  accept  and  pay:  Ron  Miller.   Second:  Larry  Silvestri.  The  vote  was  unanimous.    The  claims  were  signed  for  submission  to  Harbour  Trust.     Financial  Statement:  Treasurer  Larry  Silvestri  presented  the  financial  statement.    The  current  balance  is   $99,013.53.    $30,800  is  earmarked  for  the  Council  on  Aging;  $881.22  excess  grant  monies  from  13-­‐14  were   returned  by  Minority  Health  Coalition;  $15,000  was  returned  by  Healthy  Communities  because  their  Literacy   program  was  discontinued.    These  adjustments  will  leave  a  balance  of  $84,050.    Ron  Miller  motioned  to  accept  the   financial  report;  Jack  Elia  seconded;  all  in  favor.         Old  Business:       • Council  on  Aging  Grants  –  Michiana  Resources  will  take  over  all  3  Council  on  Aging  programs,   commencing  on  April  14,  2014.    Director  Bill  Trowbridge  is  authorized  to  sign  the  contracts  on  or  about   that  date.  The  total  amount  for  the  3  grants  from  MCCEC  is  $30,800.    Larry  Silvestri  motioned  the  updated   contracts  be  taken  to  Michiana  Resources  for  signature,  and  subsequent  release  of  the  funds.  Steve  Janus   th seconded;  all  in  favor.    Larry  Silvestri  Jack  VanEtten,  and  Jack  Elia  will  do  this  on  April  14 .        • Website  Update:    The  mission  statement  from  MCCEC  bylaws  was  added  to  the  site.    The  member  list  was   updated,  expiration  dates  will  be  corrected,  and  a  link  was  added  to  “reporting  forms.”  Ron  Miller   motioned  to  approve  the  changes,  Larry  Silvestri  seconded;  all  in  favor.   Healthy  Communities  Returned  $15,000  –  repurpose  Grant?    Michael  McKervey  motioned  to  take  time  for  all   Board  members  to  review  the  applicants  for  suggestions,  and  decide  at  a  later  date.    Larry  Silvestri  seconded;  all  in   favor.     Grant  Reporting  progress:    Jan  Chamberlin  reported  all  4th  quarter  reports  have  been  received.    She  reviewed  the   remaining  balances:    Marquette  High  School,  Challenger,  and  Humane  Society  have  balances.    A  discussion  ended   with  agreeing  to  give  these  agencies  time  to  pay  their  remaining  bills.         Bylaws:    It  was  agreed  that  a  bylaws  committee  is  not  needed  at  this  time.    Michael  McKervey  motioned  that  all   read  the  2006  bylaws  and  bring  back  suggested  changes  to  the  next  meeting.    Jack  Elia  seconded;  all  in  favor.   Budget:    Larry  Silvestri  presented  a  list  of  2012  and  2013  expenses,  as  well  as  projected  expenses  for   2014.  The  prior  two  years  averaged  $17,181.91/year.    His  “guesstimate”  for  2014  is  $20,300.   New  Business:    Sue  Webster  suggested  we  make  a  decision  by  June  as  to  online  vs.  paper  grant   applications  for  the  next  cycle.           Comments:    Attorney  Atley  Price  suggested  we  reach  out  to  Michigan  City  IT  Director  Andy  (City  I.T.   Director)  for  suggestions  regarding  possible  online  programs  for  grant  applications   The  new  officers  need  to  sign  the  Resolution  in  front  of  a  notary.       The  next  regular  Meeting  will  be  Wednesday,  May  14,  2014,  at  6:00  P.M.    Jack  VanEtten  and  Steve  Janus  will  not  be  able  to  attend.   Adjourn:      At  7:46  p.m.,  Larry  Silvestri  motioned  to  adjourn,  Steve  Janus  seconded,  and  all  approved.     Minutes  recorded  by  Jan  Chamberlin