Housing Authority Board

Main Office and Public Housing Department 27 Charter Street, Salem, MA 01970 Section S Department & Procl)rement/Moderni:ation 136 Canal Street, Suite 2, Salem, M,} 01970 AUTHORITY Telephone, 978-144-4431 faxc 978-144-9614 Website: \\'VVw.salemha.org Cathy Hoog, Executive Director May 8, 2025 l,/1 ► r-:.._: r- -·--,: rt1-< Ilene Simons, City Clerk Office of the Clerk City Hall, 93 Washington Street Salem, MA O1970 0 Dear Ms. Simons: In accordance with Chapter 30A, Section 20 of the General Laws, as amended, Notice of REGULAR MEETING of the SALEM HOUSING AUTHORITY to be held on WEDNESDAY, May 14, 2025 at 6:00 p.m. at the Salem Housing Authority's Development, 27 Charter Street, Community Room, Salem, Massachusetts. Hybrid Meeting Notice: Members of the public are welcome to attend this in-person at. the Salem Housing Authority's Development,27 Charter Street, Community Room Salem, MA, or via the remote zoom webinar invite provided below. Please note that the in-person meeting will not be suspended or terminated if technological problems interrupt the remote connection. Zoom Webinar Invite: When: May 14, 2025 06:00 PM Eastern Time (US and Canada) Topic: Salem Housing Authority Board Meeting - Wednesday, May 14, 2025@ 6:00 p.m. Join from PC, Mac, iPad, or Android: https://us02web.zoom.us/j/86213215579?pwd=VXYmgDJ6yit5UuyzizQNHWQyvK4Hr g.1 Passcode:397153 Phone one-tap: + 16469313860,,862132 l 5579#,,,, *397153# us +13017158592,,86213215579#,,,,*397153#US(WashingtonDC) . B II t· B rd" This notice posted on "Official u e in oa Join via audio: City Hall, Salem, Mass. on M~Y O8 2025 A + 1 646 931 3860 us at r2: j () f fh in accordance with MGL Chap. 30 • Sections 18-25. Equal Opportunity Employer  + 1 301 715 8592 US (Washington DC) +l 305 224 1968 us + 1 309 205 3325 US + 1 312 626 6799 US (Chicago) + 1 646 558 8656 US (New York) + 1 386 347 5053 US +l 507 473 4847 us +l 5642172000US +16694449171 us + 1 669 900 9128 US (San Jose) + 1 689 278 1000 US + 1 719 359 4580 US + 1 253 205 0468 US +l 253 215 8782 US (Tacoma) + 1 346 248 7799 US (Houston) + 1 360 209 5623 US Webinar ID: 862 1321 5579 Passcode: 397153 International numbers available: https://us02web.zoom.us/u/kcjSQrvu57 The Chair anticipates that the matters outlined in the agenda below will be addressed, as well as any other unforeseen business that may lawfully come before it. AGENDA FOR THE REGULAR MEETING WEDNESDAY, MAY 14,2025 6:00 p.m. I. Call Meeting to Order II. Roll Call III. Tenant/Public Engagement IV. Acceptance of the Minutes of Previous Meeting(s) Acceptance of Minutes of the Regular Meeting of April 9, 2025 V. Report of the Executive Director Executive Director Report - May 2025 VI. Communications Mass NAHRO Newsletter - January/February and March/April Updated Waitlist SHA Department Reports ( Move In, Move Out, State and Federal,  CHAMP Report, Modernization Report, Voucher Report, Family Self- Sufficiency Report (Quarterly), Resident Service Coordinators' Reports and Completed Work Orders for Month of April 2025) State Self-Sufficiency Program (SSP) Grant Funding New Art - Palmer Cove Park and Pioneer Terrace - Inauguration date: June 14, 2025 Data on Evictions VII. Reports of the Committees VIII. Recommendations of the Chair IX. Report of the Treasurer Bills for the period April 1, 2025 through April 30, 2025 - Balance Sheet and Statements of Revenues and Expenses through March 31, 2025 The Balance Sheet and Statements of Revenue and Expenses includes any variances in the budget at this point. X. Unfinished Business Minutes of the Regular Board Meeting of February 12, 2025. Minutes of the Special Board Meeting of March 4, 2025 Bills for the period March I, 2025 through March 30, 2025 Balance Sheet and Statements of Revenues and Expenses through February 28, 2025 - Casey Lundregan Bums, P .C. - Engagement Letter for Legal Services Draft Salem Housing Authority Internal Control Policy - Discussion - Consideration of Outside Counsel and Risk Assessment Consultation for the Board as Necessary XI. New Business - Amended - Salem Housing Authority By-Laws Bid for Plumbing Maintenance and Repair Service from Michael Russo, Jr. Plumbing & Heating Co., Inc. for Three (3) Years - New Hire - Maintenance Laborer/Maintenance Mechanic I - Draft Salem Housing Authority Federal Annual Public Housing Agency Plan for Fiscal Year 10/01/2025 Revisions to Chapter 12 of the Salem Housing Authority Section 8 Housing Choice Voucher Program Administrative Plan (Termination of Assistance and Tenancy) - Proposal from Conditioning Leaders for Mediation Services Pre-2004 Section 8 Monies  XII. Other Business /Late Communications XIII. Adjournment Very truly yours, C"hYCl}oa Executive Director Copy: SHA Board Members Charter Street Tenants Association Pioneer/Bertram Terrace Tenants Organization Dalton House Tenants Organization Rainbow Terrace Tenants Organization  ,-.., =, ,-.. __ c.n 8 de mayo de 2025 ,. : ,:./i ,···, ~ --- f'r' . Ilene Simons, Secretaria Municipal Oficina de la Secretaria Ayuntamiento, 93 Washington Street Salem, MA 01970 C) Estimada Sra. Simons: De conformidad con el Capftulo 30A, Seccion 20 de las Leyes Generales, y sus enmiendas, se notifica la REUNION ORDINARIA de la AUTORIDAD DE VIVIENDA DE SALEM, que se celebrara el miercoles 14 de mayo de 2025 a las 18:00 h en el complejo residencial de la Autoridad de Vivienda de Salem, ubicado en 27 Charter Street, Sala Comunitaria, Salem, Massachusetts. Aviso de reunion hfbrida: El publico puede asistir presencialmente en el complejo residencial de la Autoridad de Vivienda de Salem, ubicado en 27 Charter Street, Sala Comunitaria, Salem, MA, o a !raves de la invitacion al seminario web remote por Zoom que se proporciona a continuacion. Tenga en cuenta que la reunion presencial no se suspendera ni finalizara si se interrumpe la conexion remota por problemas tecnologicos. Invitacion al seminario web de Zoom: Fecha: 14 de mayo de 2025, 18:00 h, hora de! este (EE. UU. y Canada) Terna: Reunion de la Junta Directiva de la Autoridad de Vivienda de Salem - Miercoles, 14 de mayo de 2025, 18:00 h Unete desde PC, Mac, iPad o Android: https://us02web.zoom.us/j/862 l 3215579?pwd=VXY mgDJ6yit5 UuyzizQNHWQyvK4Hrg. 1 Codigo de acceso: 397153 Telefono con un solo toque: +16469313860,,86213215579#,,,,*397153# EE. UU. +13017158592,,862132!5579#,,,,*397153# EE. UU. (Washington D. C.) Unete por audio: + 1 646 93 l 3860 EE. UU. +1 301 715 8592 EE. UU. (Washington D. C.) + 1 305 224 1968 EE. UU. + I 309 205 3325 EE. UU. +1312626 6799 EE. UU. (Chicago) +1646558 8656 EE. uu. (Nuffli¥'rfb'tice posted on "Official Bulletin Board" +I 386 347 5053 EE. uu. City Hall, Salem, Mass. on (~AY O8 2025 +1507473 4847 EE. UU. t IZ · · f' • d 'th MGL Ch- 30A + l 564 217 2000 EE. uu. a I{) II) m accor ance w, ap. ' Sections 18'-25. + I 669 444 91 71 EE. UU. +I 669 900 9128 EE. UU. (San Jose) +I 689 278 1000 EE. UU. +I 719 359 4580 EE. UU. + I 253 205 0468 EE. UU. + I 253 215 8782 EE. UU. (Tacoma) + I 346 248 7799 EE. UU. (Houston) +I 360 209 5623 EE. UU. ID del seminario web: 862 1321 5579 Codigo de acceso: 397153 Numeros intemacionales disponibles: https://us02web.zoom.us/u/kcjSQrvu57 El Presidente preve que se abordaran los asuntos descritos en el orden del dia a continuacion, asi como cualquier otro asunto imprevisto que legalmente pueda presentarse. ORDEN DEL DIA DE LA REUNION ORDINARIA MIERCOLES, 14 DE MA YO DE 2025 18:00 h I. Apertura de la reunion II. Lista de asistencia III. Participacion de los inquilinos/publico IV. Aceptacion del acta de la(s) reunion(es) anterior(es) - Aceptacion del acta de la reunion ordinaria del 9 de abril de 2025 V. Infonne de] Director Ejecutivo - Infonne del Director Ejecutivo - Mayo de 2025 VI. Comunicaciones - Boletin infonnativo de Mass NAHRO - Enero/Febrero y Marzo/Abril - Lista de espera actualizada - Infonnes de los departamentos de SHA (lngreso, Salida, Estatales y Federales) - Infonne CHAMP, Infonne de Modemizacion, Infonne de Cupones, lnfonne de Autosuficiencia Familiar (Trimestral), Infonnes de los Coordinadores de Servicios para Residentes y Ordenes de Trabajo Completadas para el mes de abril de 2025 - Subvenciones del Programa Estatal de Autosuficiencia (SSP) - Obras de Arte Nuevas - Parque Palmer Covey Pioneer Terrace - Fecha de inauguracion: 14 de junio de 2025 - Datos sobre Desalojos VII. lnfonnes de los Comites VIII. Recomendaciones del Presidente IX. lnfonne del Tesorero - Facturas del periodo del I al 30 de abril de 2025 - Balance General y Estados de lngresos y Gastos hasta el 31 de marzo de 2025  El Balance General y los Estados de Ingresos y Gastos incluyen cualquier variacion en el presupuesto hasta el momenta. X. Asuntos Pendientes - Acta de la Reunion Ordinaria de la Junta Directiva del I 2 de febrero de 2025 - Acta de la Reunion Extraordinaria de la Junta Directiva del 4 de marzo de 2025 - Facturas del perfodo del I al 30 de marzo de 2025 - Balance General y Estados de Ingresos y Gastos hasta el 28 de febrero de 2025 - Casey Lundregan Burns, P.C. - Carta de Compromiso para Servicios Legales - Borrador de la Polftica de Control Interno de la Autoridad de Vivienda de Salem - Discusion - Consideracion de Asesorfa Externa y Consulta de Evaluacion de Riesgos para la Junta Directiva, segun sea necesario XI. Nuevos Asuntos - Modificacion - Estatutos de la Autoridad de Vivienda de Salem - Licitacion para el servicio de mantenimiento y reparacion de plomerfa de Michael Russo, Jr. Plumbing & Heating Co., Inc. por tres (3) ailos - Nueva Contratacion - Obrero/Mecanico de Mantenimiento I - Borrador de! Plan Anual Federal de la Agencia de Vivienda Publica de la Autoridad de Vivienda de Salem para el Ailo Fiscal 1/10/2025 - Revisiones al Capitulo 12 del Plan Administrativo de] Programa de Vales de Elecci6n de Vivienda de la Secci6n 8 de la Autoridad de Vivienda de Salem (Terminaci6n de la Asistencia y el Arrendamiento) - Propuesta de los Lideres de Acondicionamiento para Servicios de Mediacion - Fon dos de la Seccion 8 anteriores a 2004 XII. Otros Asuntos / Comunicaciones Atrasadas XIII. Levantamiento de la sesion Atentamente, Directora Ejecutiv Copia: Miembros de la Junta Directiva de SHA Asociacion de Inquilinos de Charter Street Organizaci6n de Inquilinos de Pioneer/Bertram Terrace Organizacion de lnquilinos de Dalton House Organizacion de Inquilinos de Rainbow Terrace