Housing Authority Board

Main Office and Public Housing Department 27 C harter Sm:!et, Salem, MA 01970 Section 8 Department & Procurement/ Modernization 136 Canal Street, Su ite 2, Salem, MA 0 1970 AUTHORlTY Telepho ne: 978-744-4431 Fax: 978-744-9614 Website: www.salemha.org Cathy Hoog, Executive Director June 5, 2025 Ilene Simons, City Clerk Office of the Clerk City Hall, 93 Washington Street Salem, MA O1970 Dear Ms. Simons: In accordance with Chapter 30A, Section 20 of the General Laws, as amended, Notice of REGULAR MEETING WITH PUBLIC HEARING ON DRAFT STATE ANNUAL PLAN/CAPITAL IMPROVEMENT PLAN of the SALEM HOUSING AUTHORITY to be held on WEDNESDAY, JUNE 11 2025 at 6:00 p.m. at the Salem Housing Authority Office, 136 Canal Street, Unit 1 & 2, Salem, assachusetts. Hybrid Meeting Notice: Members of the public are welcome to attend this in-person at the Salem Housing Authority's Office, 136 Canal Street, Unit 1 & Unit 2, Salem, Massachusetts or via the remote zoom webinar invite provided below. Please note that the in-person meeting will not be suspended or terminated if technological problems interrupt the remote connection. Zoom Webinar Invite: When: Jun 11 , 2025 06:00 PM Eastern Time (US and Canada) Topic: Salem Housing Authority Board Meeting and Public Hearing for Draft State Annual Plan Join from PC, Mac, iPad, or Android: https://us02web.zoom.us/j/851034 73131 ?pwd=eQn5NRik7iimPW2oDXOGigg YTITy 1I. 1 Passcode:503968 Phone one-tap: + 13126266799,,85 l 03473131 #,,,,*503968# US (Chicago) + 16465588656,,85 l 03473131 #,,,, *503968# US (New York) Join via audio: + 1 312 626 6799 US (Chicago) +I 646 558 8656 US (New York) Equal Opportunity Employer + 1 646 931 3860 US + 1 301 715 8592 US (Washington DC) +l 305 224 1968 US + 1 309 205 3325 US +l 507 473 4847 US +l 564 217 2000 us +l 669 444 9171 us + 1 669 900 9128 US (San Jose) + 1 689 278 1000 us +l 719 359 4580 US + 1 253 205 0468 US + 1 253 215 8782 US (Tacoma) + 1 346 248 7799 US (Houston) + 1 360 209 5623 US + 1 386 347 5053 US Webinar ID: 851 0347 3131 Passcode: 503968 International numbers available: https://us02web.zoom.us/u/kdHxUvsVt2 The Chair anticipates that the matters outlined in the agenda below will be addressed, as well as any other unforeseen business that may lawfully come before it. AGENDA FOR THE REGULAR BOARD OF DIRECTORS MEETING WITH PUBLIC HEARING ON DRAFT STATE ANNUAL PLAN/ CAPITAL IMPROVEMENT PLAN WEDNESDAY, JUNE 11, 2025 6:00 p.m. I. Call Meeting to Order II. Roll Call Public Hearing on State Annual Plan/Capital Improvement Plan State Annual Plan//Capital Improvement Plan - Approval III. Tenant/Public Engagement IV. Acceptance of the Minntes of Previous Meeting(s) Acceptance of Minutes of the Regular Meeting of May 14, 2025 V. Report of the Executive Director  Executive Director Report -June 2025 VI. Communications Mass NAHRO Newsletter- May/June Updated Waitlist SHA Department Reports ( Move In, Move Out, State and Federal, CHAMP Report, Modernization Report, Voucher Report, Family Self- Sufficiency Report (Quarterly), Resident Service Coordinators' Reports and Completed Work Orders for Month of May 2025) Mandatory Board Member Training - Report Communication from Cathy Hoog to the Board of Directors relative to a Request for Information by Veronica Miranda and Aaron Paternoster Data on Evictions Draft Salem Housing Authority Internal Control Policy VII. Reports of the Committees VIII. Recommendations of the Chair IX. Report of the Treasurer Bills for the period May I, 2025 through May 30, 2025 - Balance Sheet and Statements of Revenues and Expenses through April 30, 2025 The Balance Sheet and Statements of Revenue and Expenses includes any variances in the budget at this point. X. Unfinished Business Minutes of the Regular Board Meeting of February 12, 2025. Minutes of the Special Board Meeting of March 4, 2025 Minutes of the Regular Board Meeting of April 9, 2025 Draft Salem Housing Authority Internal Control Policy will be discussed at the time of the Audit Presentation by CBIZ XI. New Business Audit Presentation by CBIZ - Authorization to Request a Waiver from EOHLC to keep Unit 209, 27 Charter Street for Use of Office Space for the Salem Housing Authority - Authorization to Request a Waiver from EOHLC to keep Unit 210, 27 Charter Street for Use of Office Space for the Salem Housing Authority - Bid for Floor Covering and Repair Service - Request for Proposals -Authorization to Issue a Request for Proposals to select a developer 17-27 First Street, Salem, MA  Employee Check-Signing and Security Policy - Bylaw Changes - Use of Public Funds - Pre-2004 Monies- - Procurement Compliance XII. Other Business /Late Communications XIII. Adjournment Very truly yours, Cathy Hoog Executive Director Copy: SHA Board Members Charter Street Tenants Association Pioneer/Bertram Terrace Tenants Organization Dalton House Tenants Organization Rainbow Terrace Tenants Organization 5 de junio de 2025 Ilene Simons, Secretaria Municipal Oficina de la Secretaria Ayuntamiento, Calle Washington 93 Salem, MA 01970 Estimada Sra. Simons: De conformidad con el Capftulo 30A, Seccion 20 de las Leyes Generates, en su version modificada, se notifica la REUNION ORDINARIA CON AUDIENCIA PUBLICA SOBRE EL PLAN ANUAL ESTA TAL/PLAN DE MEJORA DE CAPITAL de la AUTO RID AD DE VIVIENDA DE SALEM, que se celebrara el miercoles 11 dejunio de 2025 a las 18:00 hen la Oficina de la Autoridad de Vivienda de Salem, Calle Canal 136, Unidades I y 2, Salem, Assachusetts. Aviso de reunion hfbrida: El publico puede asistir presencialmente a esta reunion en la Oficina de la Autoridad de Vivienda de Salem, ubicada en Canal Street 136, Unidades I y 2, Salem, Massachusetts, o a traves de la invitacion al seminario web remoto par Zoom que se proporciona a continuacion. Tenga en cuenta que la reunion presencial no se suspendera ni finalizara si la conexion remota se ve interrumpida par problemas tecnologicos. Invitacion al seminario web de Zoom: Fecha: 11 de junio de 2025, 18:00 h, hara del este (EE. UU. y Canada) Terna: Reunion de la Junta Directiva de la Autoridad de Vivienda de Salem y Audiencia Publica para el Borrador del Plan Anual Estatal Unase desde PC, Mac, iPad o Android: https://us02web.zoom.us/j/85103473131 ?pwd=eQn5NRik7ilmPW2oDXOGiggYTITyll. I Contrasefia: 503968 Llamar con un solo toque: + 13126266799,,85 I 034 73 131 #,,,, *503968# EE. UU. (Chicago) +16465588656,,85103473131#,,,,*503968# EE. UU. (Nueva York) Unase a traves de Audio: +I 312 626 6799 EE. UU. (Chicago) +I 646 558 8656 EE. UU. (Nueva York) + 1 646 931 3860 EE. UU. +1 301 715 8592 EE. UU. (Washington D. C.) + 1 305 224 1968 EE. UU. + 1 309 205 3325 EE. UU. +1507473 4847 EE. UU. + 1 564 217 2000 EE. UU. + 1 669 444 9171 EE. UU. +I 669 900 9128 EE. UU. (San Jose) +I 689 278 1000 EE. UU. +I 719 359 4580 EE. UU. + 1 253 205 0468 EE. UU. +1 253 215 8782 EE. UU. (Tacoma) +I 346 248 7799 EE. UU. (Houston) +I 360 209 5623 EE. UU. + I 386 347 5053 EE. UU. ID del seminario web: 851 0347 3131 Contrasefia: 503968 Numeros internacionales disponibles: https://us02web.zoom.us/u/kdHxUvsVt2 El Presidente preve que se abordaran los asuntos descritos en el orden de] dia a continuacion, asi como cualquier otro asunto imprevisto que legalmente pueda presentarse. ORD EN DEL DiA DE LA REUNION ORDINARIA DE LA JUNTA DIRECTIV A CON AUDIENCIA PUB LI CA SOB RE EL BORRADOR DEL PLAN ANUAL ESTA TAL/PLAN DE MEJORA DE CAPITAL MIERCOLES, 11 DE JUNIO DE 2025 18:00 I. Apertura de la reunion II. Lista de asistencia Audiencia publica sabre el Plan Anual Estatal/Plan de Mejora de Capital Plan Anual Estatal/Plan de Mejora de Capital - Aprobacion III. Participacion de los inquilinos/publico IV. Aceptacion del acta de Ia(s) reunion(es) anterior(es) - Aceptacion de! acta de la reunion ordinaria de[ 14 de mayo de 2025 V. Inforrne de! Director Ejecutivo - lnforme de! Director Ejecutivo - Junia de 2025 VI. Comunicaciones - Boletin inforrnativo de Mass NAHRO - Mayo/Junia - Lista de espera actualizada - Inforrnes de las departamentos de la SHA (Ingreso, Salida, Estatales y Federales), - Inforrne CHAMP, Inforrne de Modernizacion, Inforrne de Cupones, Inforrne de Autosuficiencia Familiar (Trimestral), Inforrnes de los Coordinadores de Servicios para Residentes y Ordenes de Trabajo Completadas para el mes de mayo de 2025 - Capacitacion obligatoria para miembros de la Junta Directiva - Inforrne - Comunicacion de Cathy Hoag a la Junta Directiva en relacion con una solicitud de inforrnacion de Veronica Miranda y Aaron Paternoster - Datos sabre desalojos - Borrador de la Politica de Control Interno de la Autoridad de Vivienda de Salem VII. Informes de las Comites Vil!. Recomendaciones del Presidente IX. lnforrne de! Tesorero - Facturas de! periodo de! 1 al 30 de mayo de 2025 - Balance General y Estados de Ingresos y Gastos hasta el 30 de abril de 2025 El Balance General y Ios Estados de Ingresos y Gastos incluyen cualquier variacion en el presupuesto hasta este momento. X. Asuntos Pendientes - Acta de la Reunion Ordinaria de Ia Junta Directiva de! 12 de febrero de 2025 - Acta de la Reunion Extraordinaria de la Junta Directiva de! 4 de marzo de 2025 - Acta de la Reunion Ordinaria de la Junta Directiva de! 9 de abril de 2025 - El borrador de la Politica de Control Intemo de Ia Autoridad de Vivienda de Salem se discutira durante Ia presentacion de auditoria de CBIZ. XI. Asuntos nuevos - Presentacion de auditoria por parte de CBIZ - Autorizacion para solicitar una exencion a la EOHLC para conservar la Unidad 209, ubicada en 27 Charter Street, como espacio de oficinas para la Autoridad de Vivienda de Salem - Autorizacion para solicitar una exencion a la EOHLC para conservar Ia Unidad 210, ubicada en 27 Charter Street, como espacio de oficinas para Ia Autoridad de Vivienda de Salem - Licitacion para el servicio de revestimiento y reparacion de pisos - Solicitud de propuestas: Autorizacion para emitir una solicitud de propuestas para seleccionar un desarrollador inmobiliario en 17-27 First Street, Salem, MA - Politica de seguridad y firma de cheques de empleados - Cambios en Ios estatutos - Uso de fondos publicos: Fondos anteriores a 2004 - Cumplimiento de las normas de contratacion XII. Otros asuntos / Comunicaciones tardias XIII. Levantamiento de Ia sesion Atentamente, Cathy Hoog Directora Ejecutiva Copia: Miembros de Ia Junta Directiva de SHA Asociacion de lnquilinos de Charter Street Organizacion de Inquilinos de Pioneer/Bertram Terrace Organizacion de Inquilinos de Dalton House Organizacion de Inquilinos de Rainbow Terrace