Open Government Task Force Implementation Subcommittee

Finley Community Center City of Santa Rosa 2060 W. College Avenue Santa Rosa, CA 95401 OPEN GOVERNMENT TASK FORCE IMPLEMENTATION SUBCOMMITTEE REGULAR MEETING AGENDA AND SUMMARY REPORT NOVEMBER 1, 2018 GRUPO DE TRABAJO DE GOBIERNO ABIERTO SUBCOMITÉ PARA LA IMPLEMENTACIÓN ORDEN DEL DÍA E INFORME DE RESUMEN DE LA REUNIÓN REGULAR 1 de noviembre de 2018 6:00 P.M. 1. CALL TO ORDER/PEDIR LA ATENCIÓN DE LOS ASISTENTES 2. ROLL CALL/TOMA DE ASISTENCIA 3. PUBLIC COMMENTS/COMENTARIOS DEL PÚBLICO This is the time when any person may address matters not listed on this agenda, but which are within the subject matter of the jurisdiction. The public may comment on agenda items when the item is called. Each speaker is allowed three minutes. Este es el momento en que cualquier persona puede tratar asuntos que no figuran en este orden del día, pero que están dentro de la materia de la jurisdicción. El público puede hacer comentarios sobre los puntos del orden del día cuando se llama a este punto. Se le permiten tres minutos a cada orador. 4. SCHEDULED ITEMS/PUNTOS PROGRAMADOS 4.1 SCOPE OF OGTF IMPLEMENTATION SUBCOMMITTEE/EL ALCANCE DEL OGTF SUBCOMITÉ PARA LA IMPLEMENTACIÓN The Subcommittee will review proposed topics for consideration at upcoming meetings. This time is reserved for discussion whether to place matters on a future agenda for further discussion. Proposed topics include: - Sunshine Ordinance - Resilient Neighborhoods Network Study Session City of Santa Rosa Regular Meeting Agenda and Summary Report Page 2 of 4 Open Government Task Force NOVEMBER 1, 2018 Implementation Subcommittee - Realignment of CAB Districts - Agendas (noticing, closed session, time certainty of public hearings, Council Member comments) - Council/Boards and Commission meetings (location of public comment, access to equipment, random order of public comment, translation by default) - Website (community calendar, guide for Public Records Act, coordination of volunteers, emergency preparedness, "how to engage" document) - Ad-Hoc Committees - Teen Council/integration of youth - External newsletter (City Manager/Mayor) - Final Report from the Subcommittee El Subcomité examinará temas propuestos para su consideración en las próximas reuniones. Este tiempo es reservado para la discusión si colocar asuntos en un futuro orden del día para la discusión adicional. Los temas propuestos incluyen: - Ordenanza Sunshine - Sesión de estudio para la red de Resilient Neighborhoods - La realineación de Distritos de CAB - Órdenes del día (avisos, sesión cerrada, la certeza del tiempo de audiencias públicas, comentarios del miembro del Consejo) - Consejo/Reuniones de la Comisión y el Consejo (ubicación de comentario público, acceso a equipo, orden aleatorio de los comentarios del público, traducción por defecto) - Sitio web (calendario comunitario, guía para la Ley de Registros Públicos, coordinación de voluntarios, la preparación para casos de emergencia, documento de "Cómo participar") - Consejo de jóvenes/integración de la juventud - Ad-Hoc Comités - Boletín externo (Administrador de la ciudad / alcalde) - Informe Final del Subcomité 4.2 SUNSHINE ORDINANCE/ORDENANZA SUNSHINE The Subcommittee will walk through the history and text of the proposed ordinance, discuss the pitfalls, and consider where the subcommittee City of Santa Rosa Regular Meeting Agenda and Summary Report Page 3 of 4 Open Government Task Force NOVEMBER 1, 2018 Implementation Subcommittee wants to go on the issue. El Subcomité pasará por la historia y el texto de la ordenanza propuesta, hablará de los riesgos y considerará donde el subcomité quiere continuar la cuestión. Presentation Attachments: Presentation 5. MEETING SCHEDULE/CALENDARIO DE REUNIONES This schedule is tentative and subject to change pending final publication and posting of the Meeting Agenda. Corrections to the meeting schedule are as follows: Thursday, December 6, 2018; 5-7pm (tentatively scheduled at the Roseland School District Community Room) Wednesday, January 9, 2019; 5-7pm (TBD) Thursday, February 7, 2019; 5-7pm (TBD) Thursday, March 7, 2018; 5-7pm (Finley Community Center, Person Senior Wing, Room 1) Este calendario es provisional y está sujeto a cambios hasta la publicación y comunicación final del orden del día de la reunión. Este tiempo se reserva para discutir si se deben incluir asuntos en un orden del día futuro para su discusión posterior. jueves, 6 de diciembre, 2018; 5-7pm (Roseland School District Community Room) miércoles, 9 de enero, 2019; 5-7pm (TBD) jueves, 7 de febrero, 2019; 5-7pm (TBD) jueves, 7 de marzo, 2018; 5-7pm (Finley Community Center, Person Senior Wing, Room 1) 6. ADJOURNMENT/SUSPENSIÓN City of Santa Rosa Regular Meeting Agenda and Summary Report Page 4 of 4 Open Government Task Force NOVEMBER 1, 2018 Implementation Subcommittee The City of Santa Rosa does not discriminate on the basis of disability in the admissions or access to, or treatment of or employment in, its programs or activities. Disability-related aids or services, including printed information in alternate formats, to enable persons with disabilities to participate in public meetings are available by calling (707) 543-4676 one week prior to the meeting. TDD (707) 543-3063 La Ciudad de Santa Rosa no discrimina a las personas con discapacidades en su admisión, acceso, trato, o empleo en sus programas o actividades. Se pueden obtener ayudas o servicios relacionados con la discapacidad, incluyendo información impresa en formatos alternativos, para facilitar que las personas con discapacidad participen en reuniones públicas, llamando al (707) 543-4676 una semana antes de la reunión. TDD (707) 543-3063 Any writings or documents provided to a majority of this meeting body prior to this meeting regarding any item on this agenda are available for public review in the City Clerk's Office, Room 10, City Hall, 100 Santa Rosa Ave, during normal business hours. Todo escrito o documento proporcionado a la mayoría de este cuerpo de la reunión antes de esta reunión en relación con cualquier punto de este orden del día está disponible para su revisión pública en la Oficina del Secretario de la Ciudad, Sala 10, Ayuntamiento, 100 Santa Rosa Ave, durante el horario normal de trabajo.