City Council Regular Meeting

CITY COUNCIL REGULAR MEETING Clearlake City Hall Council Chambers 14050 Olympic Dr, Clearlake, CA Thursday, December 07, 2023 Regular Meeting 6:00 PM The City Council meetings are viewable in person in the Council Chambers, via livestreaming on the City’s YouTube Channel (https://www.youtube.com/channel/UCTyifT_nKS-3woxEu1ilBXA) or “Lake County PEG TV Live Stream” at https://www.youtube.com/user/LakeCountyPegTV/featured and the public may participate through Zoom at the link listed below. The public can submit comments and questions in writing for City Council consideration by sending them to the Administrative Services Director/City Clerk at mswanson@clearlake.ca.us. To give the City Council adequate time to review your questions and comments, please submit your written comments prior to 4:00 p.m. on the day of the meeting. AGENDA MEETING PROCEDURES: All items on agenda will be open for public comments before final action is taken. Citizens wishing to introduce written material into the record at the public meeting on any item are requested to provide a copy of the written material to the Administrative Services Director/City Clerk prior to the meeting date so that the material may be distributed to the City Council prior to the meeting. Speakers must restrict comments to the item as it appears on the agenda and stay within a three minutes time limit. The Mayor has the discretion of limiting the total discussion time for an item. AMERICANS WITH DISABILITY ACT (ADA) REQUESTS If you need disability related modification, including auxiliary aids or services, to participate in this meeting, please contact Melissa Swanson, Administrative Services Director/City Clerk at the Clearlake City Hall, 14050 Olympic Drive, Clearlake, California 95422, phone (707) 994-8201, ext 106, or via email at mswanson@clearlake.ca.us at least 72 hours prior to the meeting, to allow time to provide for special accommodations. AGENDA REPORTS Staff reports for each agenda item are available for review at www.clearlake.ca.us. Any writings or documents pertaining to an open session item provided to a majority of the City Council less than 72 hours prior to the meeting, shall be made available for public inspection on the City’s website at www.clearlake.ca.us. Zoom Link: https://clearlakeca.zoom.us/j/82106719961 Or One tap mobile : +16694449171,,82106719961# US +17207072699,,82106719961# US (Denver) Or Telephone: Dial(for higher quality, dial a number based on your current location): +1 669 444 9171 US +1 720 707 2699 US (Denver) December 07, 2023 Page. 2 +1 253 205 0468 US +1 253 215 8782 US (Tacoma) +1 346 248 7799 US (Houston) +1 719 359 4580 US +1 646 931 3860 US +1 689 278 1000 US +1 301 715 8592 US (Washington DC) +1 305 224 1968 US +1 309 205 3325 US +1 312 626 6799 US (Chicago) +1 360 209 5623 US +1 386 347 5053 US +1 507 473 4847 US +1 564 217 2000 US +1 646 558 8656 US (New York) Webinar ID: 821 0671 9961 International numbers available: https://clearlakeca.zoom.us/u/kbd8Kv3mpR A. ROLL CALL B. PLEDGE OF ALLEGIANCE C. INVOCATION/MOMENT OF SILENCE: The City Council invites members of the clergy, as well as interested members of the public in the City of Clearlake, to voluntarily offer an invocation before the beginning of its meetings for the benefit and blessing of the City Council. This opportunity is voluntary and invocations are to be less than three minutes, offered in a solemn and respectful tone, and directed at the City Council. Invocational speakers who do not abide by these simple rules of respect and brevity shall be given a warning and/or not invited back to provide a subsequent invocation for a reasonable period of time, as determined appropriate by the City. This policy is not intended, and shall not be implemented or construed in any way, to affiliate the City Council with, nor express the City Council's preference for, any faith or religious denomination. Rather, this policy is intended to acknowledge and express the City Council's respect for the diversity of religious denominations and faith represented and practiced among the citizens of Clearlake. If a scheduled invocational speaker does not appear at the scheduled meeting, the Mayor will ask that the City Council observe a moment of silence in lieu of the invocation. More information about the City's invocation policy is available upon request by contacting the Administrative Services Director/City Clerk at (707) 994-8201x106 or via email at mswanson@clearlake.ca.us. D. ADOPTION OF THE AGENDA (This is the time for agenda modifications.) E. PRESENTATIONS 1. Presentation of December's Adoptable Dogs 2. Presentation of Employee Years of Service Awards and Certificates of Appreciation to Volunteers December 07, 2023 Page. 3 F. PUBLIC COMMENT: This is the time for any member of the public to address the City Council on any matter not on the agenda that is within the subject matter jurisdiction of the City. The Brown Act, with limited exceptions, does not allow the Council or staff to discuss issues brought forth under Public Comment. The Council cannot take action on non-agenda items. Concerns may be referred to staff or placed on the next available agenda. Please note that comments from the public will also be taken on each agenda item. Comments shall be limited to three (3) minutes per person. G. CONSENT AGENDA: All items listed under the Consent Agenda are considered to be routine in nature and will be approved by one motion. There will be no separate discussion of these items unless a member of the Council requests otherwise, or if staff has requested a change under Adoption of the Agenda, in which case the item will be removed for separate consideration. Any item so removed will be taken up following the motion to approve the Consent Agenda. 3. Award of Contract for Roofing Repairs at the Senior Center Recommended Action: Move to approve the contract with Pro-Ex Construction in the amount of $30,300.00 and authorize the City Manager to approve up to 10% for additional unforeseen contract amendments. 4. Minutes Recommended Action: Receive and file 5. Minutes of the October 11, 2023 Lake County Vector Control District Board Meeting Recommended Action: Receive and file 6. Warrants Recommended Action: Receive and file 7. Annual Calendar of Meetings for 2024 Recommended Action: Review and approve 8. Approve Resolution 2023-46 for the application of the Outdoor Equity Program Grant. Recommended Action: Approve Resolution 2023-46 9. Memo Regarding Holiday Closure of City Hall Administration Office Recommended Action: Receive and file H. BUSINESS 10. Discussion and Consideration of a Memorandum of Agreement with the Elem Indian Colony Regarding Development of a Travel Center in the City of Clearlake Recommended Action: Approve the MOA and Authorize the City Manager to sign. Additionally, Authorize the City Manager to provide Letters of Support as Requested in the Agreement. 11. Consideration of a summary vacation of the irrevocable dedication of a roadway and public utility easement as being a part of an existing subdivision as requested by Mitchell and Patricia Markowitz. Recommended Action: Adopt Resolution 2023-49 December 07, 2023 Page. 4 12. Discussion and Possible Direction Related to Cost Increases with the Burns Valley Sports Complex Project Recommended Action: Provide Direction to Staff I. PUBLIC HEARING 13. Public Hearing to Consider Adoption of 1st Amendment to the FY 2023-24 Fee Schedule (Resolution No. 2023-29) Updating Facility Rental Fees, Resolution No. 2023-47 Recommended Action: Hold Public Hearing, hear public comments and adopt resolution. J. BUSINESS 14. Authorization to Enter into a Five-Year Contract with Flock Safety for Automated License Plate Reader Cameras; Resolution No. 2023-48 Recommended Action: Authorize the Chief of Police to enter into a 5-year contract with Flock Safety for (ALPR) cameras and adopt Resolution No. 2023-48 waiving the competitive formal bidding process. 15. Appointment of the 2024 Mayor/Vice Mayor K. CITY MANAGER AND COUNCILMEMBER REPORTS L. FUTURE AGENDA ITEMS M. CLOSED SESSION (16) Conference with Legal Counsel: Existing Litigation: Pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(1): 1) Case No. CV-423786: Koi Nation of Northern California v. City of Clearlake, et al., Lake County Superior Court; 2) Case No. CV-424401: Koi Nation of Northern California v. City of Clearlake, et al., Lake County Superior Court (17) CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – LIABILITY CLAIMS - Claimant: Andrew Kirkendall; Agency Claimed Against: City of Clearlake N. ANNOUNCEMENT OF ACTION FROM CLOSED SESSION O. ADJOURNMENT POSTED: December 4, 2023 BY: Melissa Swanson, Administrative Services Director/City Clerk  REUNIÓN ORDINARIA DEL CONCEJO MUNICIPAL Cámaras del Consejo del Ayuntamiento de Clearlake 14050 Olympic Dr, Clearlake, CA jueves, 07 de diciembre de 2023 Reunión Ordinaria 6:00 PM Las reuniones del Concejo Municipal se pueden ver en persona en las Cámaras del Concejo, a través de la transmisión en vivo en el canal de YouTube de la Ciudad (https://www.youtube.com/channel/UCTyifT_nKS-3woxEu1ilBXA) o "Lake County PEG TV Live Stream" en https://www.youtube.com/user/LakeCountyPegTV/featured y el público puede participar a través de Zoom en el enlace que se indica a continuación. El público puede presentar comentarios y preguntas por escrito para la consideración del Concejo Municipal enviándolos al Director de Servicios Administrativos/Secretario Municipal en mswanson@clearlake.ca.us. Para darle al Concejo Municipal el tiempo adecuado para revisar sus preguntas y comentarios, envíe sus comentarios por escrito antes de las 4:00 p.m. del día de la reunión. AGENDA PROCEDIMIENTOS DE LA REUNIÓN: Todos los temas de la agenda estarán abiertos a comentarios públicos antes de que se tome la decisión final. Se solicita a los ciudadanos que deseen introducir material escrito en el registro en la reunión pública sobre cualquier tema que proporcionen una copia del material escrito al Director de Servicios Administrativos/Secretario Municipal antes de la fecha de la reunión para que el material pueda distribuirse al Concejo Municipal antes de la reunión. Los oradores deberán limitar sus observaciones al punto tal como figura en el orden del día y atenerse a un plazo de tres minutos. El alcalde tiene la discreción de limitar el tiempo total de discusión de un tema. SOLICITUDES DE LA LEY DE ESTADOUNIDENSES CON DISCAPACIDADES (ADA, POR SUS SIGLAS EN INGLÉS) Si necesita modificaciones relacionadas con la discapacidad, incluidas ayudas o servicios auxiliares, para participar en esta reunión, comuníquese con Melissa Swanson, Directora de Servicios Administrativos/Secretaria de la Ciudad en el Ayuntamiento de Clearlake, 14050 Olympic Drive, Clearlake, California 95422, teléfono (707) 994- 8201, ext 106, o por correo electrónico al mswanson@clearlake.ca.us al menos 72 horas antes de la reunión, para dar tiempo a proporcionar adaptaciones especiales. INFORMES DE LA AGENDA Los informes del personal sobre cada tema del programa pueden consultarse en www.clearlake.ca.us. Cualquier escrito o documento relacionado con un tema de sesión abierta proporcionado a la mayoría del Concejo Municipal menos de 72 horas antes de la reunión, se pondrá a disposición del público para su inspección en el sitio web de la Ciudad en www.clearlake.ca.us. Enlace de Zoom: https://clearlakeca.zoom.us/j/82106719961 O un toque móvil: 07 de diciembre de 2023 Página. 2 +16694449171,,82106719961# Estados Unidos +17207072699,,82106719961# Estados Unidos (Denver) O por teléfono: Marque (para mayor calidad, marque un número basado en su ubicación actual): +1 669 444 9171 Estados Unidos +1 720 707 2699 EE. UU. (Denver) +1 253 205 0468 US +1 253 215 8782 EE. UU. (Tacoma) +1 346 248 7799 Estados Unidos (Houston) +1 719 359 4580 US +1 646 931 3860 Estados Unidos +1 689 278 1000 US +1 301 715 8592 EE. UU. (Washington DC) +1 305 224 1968 Estados Unidos +1 309 205 3325 US +1 312 626 6799 EE. UU. (Chicago) +1 360 209 5623 US +1 386 347 5053 Estados Unidos +1 507 473 4847 Estados Unidos +1 564 217 2000 US +1 646 558 8656 EE. UU. (Nueva York) ID del seminario web: 821 0671 9961 Números internacionales disponibles: https://clearlakeca.zoom.us/u/kbd8Kv3mpR A. PASE DE LISTA B. JURAMENTO A LA BANDERA C. INVOCACIÓN/MOMENTO DE SILENCIO:El Concejo Municipal invita a los miembros del clero, así como a los miembros interesados del público en la Ciudad de Clearlake, a ofrecer voluntariamente una invocación antes del comienzo de sus reuniones para el beneficio y la bendición del Concejo Municipal. Esta oportunidad es voluntaria y las invocaciones deben ser de menos de tres minutos, ofrecidas en tono solemne y respetuoso, y dirigidas al Ayuntamiento. Los oradores de invocación que no cumplan con estas sencillas reglas de respeto y brevedad recibirán una advertencia y/o no se les invitará a proporcionar una invocación posterior durante un período de tiempo razonable, según lo determine apropiado la Ciudad. Esta política no tiene la intención, y no se implementará ni interpretará de ninguna manera, de afiliar al Concejo Municipal con, ni expresar la preferencia del Concejo Municipal por, ninguna fe o denominación religiosa. Más bien, esta política tiene la intención de reconocer y expresar el respeto del Concejo Municipal por la diversidad de denominaciones religiosas y fe representadas y practicadas entre los ciudadanos de Clearlake. Si un orador de invocación programado no se presenta en la reunión programada, el alcalde pedirá que el Concejo Municipal guarde un momento de silencio en lugar de la invocación. Más información sobre la política de invocación de la Ciudad está disponible a pedido comunicándose con el Director de Servicios Administrativos/Secretario Municipal al (707) 994-8201x106 o por correo electrónico a mswanson@clearlake.ca.us. D. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA(Este es el momento de modificar la agenda). 07 de diciembre de 2023 Página. 3 E. PRESENTACIONES 1. Presentación de los Perros Adoptables de Diciembre 2. Entrega de Premios por Años de Servicio de los Empleados y Certificados de Agradecimiento a los Voluntarios F. COMENTARIO PÚBLICO: Este es el momento para que cualquier miembro del público se dirija al Concejo Municipal sobre cualquier asunto que no esté en la agenda y que esté dentro de la jurisdicción de la Ciudad. La Ley Brown, con excepciones limitadas, no permite que el Consejo o el personal discutan cuestiones presentadas en el marco de la Recepción de Comentarios Públicos. El Consejo no puede adoptar medidas sobre temas que no figuran en el programa. Las inquietudes pueden remitirse al personal o incluirse en el siguiente orden del día disponible. Tenga en cuenta que también se aceptarán comentarios del público sobre cada punto del orden del día. Los comentarios se limitarán a tres (3) minutos por persona. G. ORDEN DEL DÍA CONVENIDO:Todos los puntos enumerados en la Agenda Convenida se consideran de naturaleza rutinaria y serán aprobados por una moción. No se debatirán por separado estos temas a menos que un miembro del Consejo solicite otra cosa, o si el personal ha solicitado un cambio en la sección Aprobación del orden del día, en cuyo caso el tema se retirará para su examen por separado. Cualquier punto así eliminado será tratado después de la moción para aprobar el Orden del Día Convenido. 3. Adjudicación del Contrato para Reparaciones de Techos en el Centro para Personas MayoresAcción Recomendada: Aprobar el contrato con Pro-Ex Construction por un monto de $30,300.00 y autorizar al Administrador de la Ciudad a aprobar hasta un 10% para enmiendas adicionales imprevistas al contrato. 4. Actas Acción recomendada: Recibir y archivar 5. Acta de la reunión de la Junta del Distrito de Control de Vectores del Condado de Lake del 11 de octubre de 2023Acción recomendada: Recibir y archivar 6. WarrantsAcción recomendada: Recibir y archivar 7. Calendario anual de reuniones para 2024Acción recomendada: Revisar y aprobar 8. Aprobar la Resolución 2023-46 para la solicitud de la Subvención del Programa de Equidad al Aire Libre.Acción recomendada: Aprobar la Resolución 2023-46 9. Memorándum sobre el cierre por días festivos de la Oficina de Administración del AyuntamientoAcción recomendada: Recibir y archivar H. NEGOCIO 10. Discusión y consideración de un memorando de acuerdo con la colonia india Elem con respecto al desarrollo de un centro de viajes en la ciudad de ClearlakeAcción recomendada: 07 de diciembre de 2023 Página. 4 Aprobar el MOA y autorizar al administrador de la ciudad a firmar. Además, autorizar al administrador de la ciudad a proporcionar cartas de apoyo según lo solicitado en el acuerdo. 11. Consideración de una suspensión sumaria de la dedicación irrevocable de una carretera y servidumbre de servicio público como parte de una subdivisión existente según lo solicitado por Mitchell y Patricia Markowitz. Acción recomendada: Adoptar la resolución 2023-49 12. Discusión y posible dirección relacionada con los aumentos de costos con el proyecto del Complejo Deportivo de Burns ValleyAcción recomendada: Proporcionar orientación al personal I. AUDIENCIA PÚBLICA 13. Audiencia Pública para Considerar la Adopción de la 1ª Enmienda a la Lista de Tarifas del Año Fiscal 2023-24 (Resolución No. 2023-29) Actualización de las Tarifas de Alquiler de Instalaciones, Resolución No. 2023-47Acción Recomendada: Celebrar una Audiencia Pública, escuchar los comentarios del público y adoptar la resolución. J. NEGOCIO 14. Autorización para celebrar un contrato de cinco años con Flock Safety para cámaras lectoras automáticas de matrículas; Resolución No. 2023-48Acción recomendada: Autorizar al Jefe de Policía a celebrar un contrato de 5 años con Flock Safety para cámaras (ALPR) y adoptar la Resolución No. 2023-48 renunciando al proceso de licitación formal competitiva. 15. Nombramiento del Alcalde/Vicealcalde 2024 K. INFORMES DEL ADMINISTRADOR DE LA CIUDAD Y DE LOS CONCEJALES L. FUTUROS TEMAS DEL PROGRAMA M. SESIÓN CERRADA (16) Conferencia con Asesor Legal: Litigios Existentes: De conformidad con la Sección 54956.9(d)(1) del Código de Gobierno: 1) Caso No. CV-423786: Nación Koi del Norte de California v. Ciudad de Clearlake, et al., Tribunal Superior del Condado de Lake; 2) Caso No. CV-424401: Nación Koi del Norte de California v. Ciudad de Clearlake, et al., Tribunal Superior del Condado de Lake (17) CONFERENCIA CON UN ASESOR LEGAL - RECLAMACIONES DE RESPONSABILIDAD - Demandante: Andrew Kirkendall; Agencia demandada contra: Ciudad de Clearlake N. ANUNCIO DE LA ACCIÓN DE LA SESIÓN CERRADA O. APLAZAMIENTO PUBLICADO: 4 de diciembre de 2023 POR: 07 de diciembre de 2023 Página. 5 Melissa Swanson, Directora de Servicios Administrativos/Secretaria Municipal