Open Government Task Force Implementation Subcommittee

MEETING LOCATION: City of Santa Rosa Roseland School District Community Meeting Room 1777 West Avenue OPEN GOVERNMENT TASK FORCE IMPLEMENTATION SUBCOMMITTEE REGULAR MEETING AGENDA AND SUMMARY REPORT DECEMBER 6, 2018 GRUPO DE TRABAJO DE GOBIERNO ABIERTO SUBCOMITÉ PARA LA IMPLEMENTACIÓN ORDEN DEL DÍA E INFORME DE RESUMEN DE LA REUNIÓN REGULAR 6 de diciembre de 2018 Council Member Julie Combs will be participating in the meeting via teleconference from the Millennium Hilton New York Downtown 55 Church Street, New York, NY 10007 This agenda shall be posted at this location. 6:00 P.M. 1. CALL TO ORDER/PEDIR LA ATENCIÓN DE LOS ASISTENTES 2. ROLL CALL/TOMA DE ASISTENCIA 3. PUBLIC COMMENTS/COMENTARIOS DEL PÚBLICO This is the time when any person may address matters not listed on this agenda, but which are within the subject matter of the jurisdiction. The public may comment on agenda items when the item is called. Each speaker is allowed three minutes. Este es el momento en que cualquier persona puede tratar asuntos que no figuran en este orden del día, pero que están dentro de la materia de la jurisdicción. El público puede hacer comentarios sobre los puntos del orden del día cuando se llama a este punto. Se le permiten tres minutos a cada orador. 4. SCHEDULED ITEMS/PUNTOS PROGRAMADOS DRAFT OPEN GOVERNMENT (SUNSHINE) ORDINANCE Attachments: Draft Open Government Ordinance City of Santa Rosa Regular Meeting Agenda and Summary Report Page 2 of 4 Open Government Task Force DECEMBER 6, 2018 Implementation Subcommittee Attachments: Decision Points Parking Lot Items 4.1 SUNSHINE ORDINANCE ARTICLE II: PUBLIC ACCESS TO MEETINGS/ORDENANZA SUNSHINE ARTÍCULO II: ACCESO PÚBLICO A LAS REUNIONES The Subcommittee will review and discuss agenda requirements for regular meetings; broadcast of meetings; closed sessions and litigation reports; and public access and comment. El Subcomité revisará y discutirá los requisitos del orden del día para reuniones regulares; transmisión de reuniones; sesiones cerradas; reportes de litigios; y acceso público y comentario. 4.2 SUNSHINE ORDINANCE ARTICLE III: PUBLIC RECORDS/ORDENANZA SUNSHINE ARTÍCULO III: REGISTROS PÚBLICOS The Subcommittee will review and discuss release of public records; responsibilities of staff; disclosure of records; website information, including open by default; and complaints regarding requests for public records. El Subcomité revisará y discutirá la publicación de los registros públicos; responsabilidades del personal; divulgación de registros; información del sitio web, incluyendo la opción de abrir en forma predeterminada; y las quejas relativas a las solicitudes de registros públicos. 5. FUTURE AGENDA ITEMS/FECHAS Y PUNTOS DEL ORDEN DEL DÍA DE REUNIONES FUTURAS This schedule is tentative and subject to change pending final publication and posting of the Meeting Agenda. This time is reserved for discussion whether to place matters on a future agenda for further discussion. - Sunshine Ordinance - Resilient Neighborhoods Network Study Session - Realignment of CAB Districts - Website (community calendar, guide for Public Records Act, coordination of volunteers, emergency preparedness, "how to engage" document) - Ad-Hoc Committees City of Santa Rosa Regular Meeting Agenda and Summary Report Page 3 of 4 Open Government Task Force DECEMBER 6, 2018 Implementation Subcommittee - Teen Council/integration of youth - External newsletter (City Manager/Mayor) - Final Report from the Subcommittee Wednesday, January 9, 2019; 6-8pm (TBD) Thursday, February 7, 2019; 6-8pm (TBD) Thursday, March 7, 2018; 6-8pm (Finley Community Center, Person Senior Wing, Room 1) Este calendario es provisional y está sujeto a cambios hasta la publicación y comunicación final del orden del día de la reunión. Este tiempo se reserva para discutir si se deben incluir asuntos en un orden del día futuro para su discusión posterior. - Ordenanza Sunshine - Sesión de estudio para la red de Resilient Neighborhoods - La realineación de Distritos de CAB - Sitio web (calendario comunitario, guía para la Ley de Registros Públicos, coordinación de voluntarios, la preparación para casos de emergencia, documento de "Cómo participar") - Consejo de jóvenes/integración de la juventud - Ad-Hoc Comités - Boletín externo (Administrador de la ciudad / alcalde) - Informe Final del Subcomité miércoles, 9 de enero, 2019; 6-8pm (TBD) jueves, 7 de febrero, 2019; 6-8pm (TBD) jueves, 7 de marzo, 2018; 6-8pm (Finley Community Center, Person Senior Wing, Room 1) 6. ADJOURNMENT/SUSPENSIÓN The City of Santa Rosa does not discriminate on the basis of disability in the admissions or access to, or treatment of or employment in, its programs or activities. Disability-related aids or services, including printed information in alternate formats, to enable persons with disabilities to participate in public meetings are available by calling (707) 543-4676 one week prior to the meeting. TDD (707) 543-3063. La Ciudad de Santa Rosa no discrimina a las personas con discapacidades en su admisión, acceso, trato, o empleo en sus programas o actividades. Se pueden obtener ayudas o servicios relacionados con la discapacidad, incluyendo información impresa en formatos alternativos, para facilitar que las personas con discapacidad participen en reuniones públicas, llamando al (707) 543-4676 una semana antes de la reunión. TDD (707) 543-3063. City of Santa Rosa Regular Meeting Agenda and Summary Report Page 4 of 4 Open Government Task Force DECEMBER 6, 2018 Implementation Subcommittee Any writings or documents provided to a majority of this meeting body prior to this meeting regarding any item on this agenda are available for public review in the City Clerk's Office, Room 10, City Hall, 100 Santa Rosa Ave, during normal business hours. Todo escrito o documento proporcionado a la mayoría de este cuerpo de la reunión antes de esta reunión en relación con cualquier punto de este orden del día está disponible para su revisión pública en la Oficina del Secretario de la Ciudad, Sala 10, Ayuntamiento, 100 Santa Rosa Ave, durante el horario normal de trabajo.