Open Government Task Force Implementation Subcommittee

Virtual Meeting City of Santa Rosa OPEN GOVERNMENT TASK FORCE IMPLEMENTATION SUBCOMMITTEE REGULAR MEETING AGENDA AND SUMMARY REPORT OCTOBER 29, 2020 5:30 p.m. GRUPO DE TRABAJO DE GOBIERNO ABIERTO SUBCOMITE PARA LA IMPLEMENTACION ORDEN DEL DIA E INFORME DE RESUMEN DE LA REUNION REGULAR 29 de octubre de 2020 DUE TO THE PROVISIONS OF THE GOVERNOR'S EXECUTIVE ORDERS N-25-20 AND N-29-20 WHICH SUSPEND CERTAIN REQUIREMENTS OF THE BROWN ACT, AND THE ORDER OF THE HEALTH OFFICER OF THE COUNTY OF SONOMA TO SHELTER IN PLACE TO MINIMIZE THE SPREAD OF COVID-19, THE COUNCIL’S OPEN GOVERNMENT TASK FORCE IMPLEMENTATION SUBCOMMITTEE MEMBERS WILL BE PARTICIPATING VIA ZOOM WEBINAR. MEMBERS OF THE PUBLIC CAN PARTICIPATE IN THE MEETING BY VISITING: https://srcity-org.zoom.us/j/91788982040 OR BY DIALING 877 853 5257 AND ENTERING WEBINAR ID: 917 8898 2040 THE MEETING WILL BE LIVE STREAMED AT HTTPS://SANTA-ROSA.LEGISTAR.COM/CALENDAR. CLICK ON THE "IN PROGRESS" LINK TO VIEW. THE MEETING CAN ALSO BE VIEWED ON COMCAST CHANNEL 28, AT&T U-VERSE CHANNEL 99, AND AT HTTPS://WWW.YOUTUBE.COM/CITYOFSANTAROSA City of Santa Rosa Regular Meeting Agenda and Summary Report Page 2 of 5 Open Government Task Force OCTOBER 29, 2020 Implementation Subcommittee Public Comment may be made live during the meeting via Zoom or submitted by 5:00 pm, the Wednesday (10/28) before the Subcommittee Meeting via e-mail at communityengagement@srcity.org or via recorded voice message at 707-543-3080. E-mail comments and recorded voice message comments will be read into record or played (up to 3 minutes each) at the time that Agenda Item is discussed during the Subcommittee meeting. DEBIDO A LAS DISPOSICIONES DE LOS PEDIDOS EJECUTIVOS DEL GOBERNADOR N-25- 20 Y N-29-20 QUE SUSPENDEN CIERTOS REQUISITOS DE LA LEY “BROWN” Y LA ORDEN DE LA OFICIAL DE SALUD DEL CONDADO DE SONOMA PARA REFUGIARSE EN SU LUGAR PARA MINIMIZAR LA PROPAGACION DEL COVID-19, LOS MIEMBROS DEL GRUPO DE TRABAJO DE GOBIERNO ABIERTO SUBCOMITE PARA LA IMPLEMENTACION ESTARAN PARTICIPANDO A TRAVES DEL SEMINARIO EN LINEA DE ZOOM. LOS MIEMBROS DEL PUBLICO PUEDEN PARTICIPAR EN LA REUNION VISITANDO https://srcity-org.zoom.us/j/91788982040 O MARCANDO 877 853 5257 E INGRESAR EL ID DEL SEMINARIO: 917 8898 2040 LA REUNION SE TRANSMITIRA EN VIVO EN HTTPS://SANTA-ROSA.LEGISTAR.COM/CALENDAR. HAGA CLIC EN EL ENLACE "IN PROGRESS" PARA VER. LA REUNION TAMBIEN SE PUEDE VER EN EL CANAL DE COMCAST 28, AT&T U-VERSE CHANNEL 99, Y EN HTTPS://WWW.YOUTUBE.COM/CITYOFSANTAROSA Los Comentarios publicos pueden hacerse en vivo durante la reunión a través de Zoom o pueden enviarse el miercoles 28 de octubre del 2020, a las 5:00 p.m., a través de correo electrónico a communityengagement@srcity.org y mensaje de voz grabado en 707-543-3080. Los comentarios publicos de mensajes de voz grabados se leeran o reproduciran en un registro (hasta 3 minutos cada uno). City of Santa Rosa Regular Meeting Agenda and Summary Report Page 3 of 5 Open Government Task Force OCTOBER 29, 2020 Implementation Subcommittee 1. CALL TO ORDER/PEDIR LA ATENCION DE LOS ASISTENTES 2. ROLL CALL/TOMA DE ASISTENCIA 3. PUBLIC COMMENTS ON MATTERS NOT ON THE AGENDA/COMENTARIOS DEL PUBLICO This is the time when any person may address matters not listed on this agenda, but which are within the subject matter of the jurisdiction. The public may comment on agenda items when the item is called. Each speaker is allowed three minutes. Public Comment may be made live during the meeting via Zoom or submitted by 5:00 pm, the Wednesday (10/28) before the Subcommittee Meeting via e-mail at communityengagement@srcity.org or via recorded voice message at 707-543-3080. E-mail comments will be provided to the Subcommittee members prior to the meeting. Live and recorded voice message comments will be read into record or played (up to 3 minutes each) at the time that Agenda Item is discussed during the Subcommittee meeting. Este es el momento en que cualquier persona puede tratar asuntos que no figuran en este orden del dia, pero que estan dentro de la materia de la jurisdiccion. El publico puede hacer comentarios sobre los puntos del ordendel dia cuando se llama a este punto. Se le permiten tres minutos a cada orador. Los Comentarios publicos pueden hacerse en vivo durante la reunión a través de Zoom o pueden enviarse el miercoles 28 de octubre del 2020, a las 5:00 p.m., a través de correo electrónico a communityengagement@srcity.org y mensaje de voz grabado en 707-543-3080. Los comentarios publicos de mensajes de voz grabados se leeran o reproduciran en un registro (hasta 3 minutos cada uno). 4. REPORT ITEMS/ARTÍCULOS DEL INFORME 4.1 ORDINANCE REVIEW PROCESS & PREVIOUS REVIEW COMPLETED/PROCESO DE REVISION DE ORDENANZAS Y REVISION ANTERIOR COMPLETADA Council Member Rogers will provide a brief overview of the process used by the Subcommittee to review the draft Open Government Ordinance to date and information on the current status of review. City of Santa Rosa Regular Meeting Agenda and Summary Report Page 4 of 5 Open Government Task Force OCTOBER 29, 2020 Implementation Subcommittee Miembro del Consejo Municipal Rogers proporcionara una breve descripción general del proceso utilizado por el Subcomité para revisar el borrador de la Ordenanza de Gobierno Abierto hasta la fecha e información sobre dónde se detuvo el proceso de revisión en 2019. 4.2 REVIEW AND DISCUSSION OF DRAFT OPEN GOVERNMENT ORDINANCE/REVISION Y DISCUSION DEL BORRADOR DE LA ORDENANZA DE GOBIERNO ABIERTO The Subcommittee will review and discuss the current draft Sunshine Ordinance in its entirety in preparation for presentation of the Ordinance to the full Council. Review and discussion will include consideration of the following: A. Agenda Content and Timing Requirements B. Translation Requirements C. Meeting Management and Minutes D. Public Records and Information E. Complaint Procedures F. Ordinance Administration, Interpretation and Clarification El Subcomité revisara y analizara el borrador actual de la Ordenanza Sunshine (por su nombre en inglés) en su totalidad en preparación para su presentación al Consejo Municipal. Se consideraran las implicaciones de personal, presupuestarias y de procedimiento. La revisión y discusión incluiran la consideración de lo siguiente: A. Requisitos de Tiempo de la Agenda B. Requisitos de Traducción C. Administración de la Reunión y Minutos D. Información y Registros Publicos E. Procedimientos para Presentar Quejas F. Administración, Interpretación y Aclaración de Ordenanzas PRESENTATION - DRAFT OPEN GOVERNMENT ORDINANCE 10.29.20 Attachments: DRAFT ORDINANCE_10.29.20 REDLINE DRAFT ORDINANCE_10.29.20 CLEAN PRESENTATION City of Santa Rosa Regular Meeting Agenda and Summary Report Page 5 of 5 Open Government Task Force OCTOBER 29, 2020 Implementation Subcommittee 5. FUTURE AGENDA ITEMS/FECHAS Y PUNTOS DEL ORDEN DEL DÍA DE REUNIONES FUTURAS This schedule is tentative and subject to change pending final publication and posting of the Meeting Agenda. This time is reserved for discussion whether to place matters on a future agenda for further discussion. Este calendario es provisional y esta sujeto a cambios hasta la publicación y comunicación final del orden del dia de la reunión. Este tiempo se reserva para discutir si se deben incluir asuntos en un orden del dia futuro para su discusión posterior. 6. ADJOURNMENT/SUSPENSION The City of Santa Rosa does not discriminate on the basis of disability in the admissions or access to, or treatment of or employment in, its programs or activities. Disability-related aids or services, including printed information in alternate formats, to enable persons with disabilities to participate in public meetings are available by calling (707) 543-4676 one week prior to the meeting (TTY Relay at 711). La Ciudad de Santa Rosa no discrimina a las personas con discapacidades en su admisión, acceso, trato, o empleo en sus programas o actividades. Se pueden obtener ayudas o servicios relacionados con la discapacidad, incluyendo información impresa en formatos alternativos, para facilitar que las personas con discapacidad participen en reuniones publicas, llamando al (707) 543-4676 una semana antes de la reunión. TDD (707) 543-3063. Any writings or documents provided to a majority of this meeting body prior to this meeting regarding any item on this agenda are available for public review in the City Clerk's Office, Room 10, City Hall, 100 Santa Rosa Ave, during normal business hours. Todo escrito o documento proporcionado a la mayoria de este cuerpo de la reunion antes de esta reunion en relacion con cualquier punto de este orden del dia esta disponible para su revision publica en la Oficina del Secretario de la Ciudad, Sala 10, Ayuntamiento, 100 Santa Rosa Ave, durante el horario normal de trabajo.